Чланом 16. Закона о јавним набавкама дефинисана је подјела предмета набавке на лотове и то:

(1) Уговорни орган може подијелити предмет набавке на лотове на основу објективних критерија, нпр. по врсти, значају, намјени, мјесту или времену испуњења. У том случају предмет одређује примјеном правила груписања из Јединственог рјечника јавне набавке (у даљњем тексту: ЈРЈН), код и величину појединог лота, узимајући у обзир могућност удјела малих и средњих привредних субјеката у поступку јавне набавке. 

(2) Ако уговорни орган у поступку јавне набавке из дијела другог овог закона није подијелио предмет набавке на лотове, у обавијештењу о набавци наводи основне разлоге за такву одлуку.  

(3) Уговорни орган у тендерској документацији одређује може ли се понуда доставити за један, неколико или за све лотове уз навођење образложења.

Одлуку о томе да ли и како подијелити уговор на лотове, уговорни орган доноси  од случаја до случаја. Не постоји универзално правило зато што одлука о подјели на лотове у великој мјери  овиси од конкретних особина тржишта о којем је ријеч, као и од предмета уговора .Међу конкретним особинама тржишта које могу утицати на одлуку су: број и врста привредних субјеката који послују на том тржишту , технички аспекти, брзина технолошких промјена и ризик овисности од једног добављача. Грешке начињене при доношењу одлуке о подјели уговора на лотове или избору начина да се та подјела изврши могу имати више негативних посљедица и то: нарушавање конкуренције, недовољан подстицај за учешће малих и средњих подузећа, или чак дослух између добављача.

Подјела уговора на лотове је могућа на квантитативном основу при чему се лотови структурирају тако да буду атрактивни за мала и средња предузећа,  али и на квалитативном основу, гдје садржина лота одговара капацитету или вјештинама малих и средњих предузећа (у даљем тексту:МСП).

Као кључне аспекте у погледу подјеле уговора на лотове наводимо:

• Релевантност броја привредних субјеката на тржишту за одређивање броја лотова.
• Однос између броја привредних субјеката од којих се очекује да ће поднијети понуде и броја лотова представља значајан фактор за доношење одлуке о томе како подијелити уговор.
• Улога предузећа која по први пут улазе на тржиште.
• Када се уговор дијели на лотове, релевантан фактор је и могућност да одређени субјекти на тржиште уђу по први пут. Такве фирме могу да поспјеше конкуренцију за те лотове и сузе простор за дослух између добављача.

Релативна величина лотова и ризик од дослуха.

• Стварање лотова различитих величина (хетерогеност) у истом поступку јавне набавке може одиграти улогу у онемогућавању споразума о подјели тржишта између добављача.
• Компромиси између потенцијалних добитака у погледу конкуренције и „губитака ефикасности“ 

Ставом (2) овог члана  дефинисано је: “Ако уговорни орган у поступку јавне набавке из Дијела Другог овог закона није подијелио предмет набавке на лотове, у обавијештењу о набавци наводи основне разлоге за такву одлуку.”

Дакле, уколико се уговорни орган опредијелио да уговор не подијели на лотове, мора навести „главне разлоге“ за своју одлуку. То образложење се мора навести у обавијештењу о набавци. Смисао ове одредбе јесте у препоруци уговорним органима да уговоре подијеле на лотове како би  подстакли судјеловање  МСП-а.
 
Подјелом набавке на лотове обезбјеђује се максимална конкуренција, помаже се понуђачима да на једноставнији начин и уз минималне трошкове припреме своју понуду, рационализује се поступак јавне набавке, осигурава се потребна различитост предмета набавке, врши се дисперзија ризика јер се одабиром више добављача осигурава сигурност испоруке за већи дио предмета набавке.

У случају подјеле на лотове, уговорни орган у тендерској документацији јасно и прецизно дефинише услове и начин достављања понуда за лотове.

Надаље, одредба члана 2. став (5) Упутства за припрему модела тендерске документације и понуда („Службени гласник БиХ“, бр. 90/14 и 20/15) прописује да ако се подносе понуде за лотове, тендерска документација израђује се на начин који омогућава израду понуде за сваки лот посебно.

Такође, одредба члана 11. наведеног Упутства уређује начин доставе понуде. Тако прописује:

„(1) Понуда се доставља у затвореној коверти на адресу уговорног органа наведену у тендерској документацији. 
(2) На коверти понуде мора бити назначено: 
а) назив и адреса уговорног органа,
б) назив и адреса понуђача у лијевом горњем углу коверте, 
ц) евиденцијски број набавке, 
д) назив предмета набавке, односно лота на које се понуда односи, 
е) назнака »не отварај«. 
(3) Када понуда садржи узорке они се достављају уз понуду, ако уговорни орган није другачије одредио у тендерској документацији. 
(4) Овај члан се примјењује на одговарајући начин на доставу захтјева за учешће.“

Дакле, законодавац прописује да се  понуда доставља у затвореној коверти на адресу уговорног органа наведену у тендерској документацији, са назначеним подацима из става (2) члана 11. наведеног Упутства.

Даље, одредба члана 2. став (1) тачка л) Закона прописује:

„Понуда је документ који подноси понуђач, при чему нуди испоруку робе, пружање услуге или извођење радова, под условима које одређује уговорни орган у тендерској документацији. Понуда може бити: 

1) прихватљива - коју је поднио понуђач који није био искључен у складу са чланом 45. овог закона и који испуњава критерије за избор најповољније понуде, те чија је понуда у складу са техничким спецификацијама без да је неправилна или неприхватљива; 

2) неприхватљива - чија цијена премашује планирана односно осигурана новчана средства уговорног органа за набавку или понуда понуђача који не испуњава критерије за квалификацију привредног субјекта;  

3) неправилна - која није у складу са тендерском документацијом или је примљена изван рока за доставу понуда или постоје докази о тајном споразуму или корупцији или није резултат тржишне конкуренције или је уговорни орган утврдио да је цијена понуде изузетно ниска.

Понуда је документ који припрема понуђач у поступку јавне набавке, у којем нуди робе или услуге или радове и којим доказује да испуњава све услове у погледу квалифицираности, као и захтјеве из техничке спецификације које је уговорни орган дефинисао у тендерској документацији. Понуда може бити: прихватљива, неприхватљива и неправилна.

Прихватљивим понудама се сматрају понуде које у потпуности испуњавају услове које је у тендерској документацији поставио уговорни орган, како у погледу доказивања квалифицираности, тако и у погледу испуњавања захтјева из техничких спецификација, као саставног дијела тендерске документације. Да би понуда била прихватљива мора испуњавати све захтјеве дефиниране тендерском документацијом, како у погледу квалифицираности понуђача, тако и у погледу захтјева везано за предмет јавне набавке. Уколико су захтјеви из тендерске документације супротни Закону и/или подзаконским актима, понуђач/кандидат има право изјавити жалбу на тендерску документацију.
 
Неприхватљива понуда је понуда коју је поднио понуђач која не испуњава захтјеве у погледу квалифицираности, односно не испуњава квалификацијске услове дефиниране тендерском документацијом.
 
Такође се неприхватљивом понудом сматра и понуда чија цијена прелази планирана, односно осигурана новчана средства уговорног органа за набавку. У отвореном поступку јавне набавке и конкурентском захтјеву за доставу понуда, неприхватљивост понуде се цијени у току поступка, а у случају да је предвиђена е-аукција, неприхватљивост се цијени прије заказивања е-аукције.
 
У вишефазним поступцима (ограничени поступак, преговарачки поступак са објавом обавијештења, преговарачки поступак без објаве обавијештења и такмичарски дијалог) неприхватљивост понуде у погледу испуњавања услова квалифицираности се цијени у фази претквалификације. Међутим, неприхватљивост понуде чија цијена прелази планирана, односно осигурана новчана средства уговорног органа за набавку се цијени у наредној фази поступка јавне набавке.
 
Важно је истакнути да поступак провјере квалификације кандидата, односно понуђача и оцјена понуда проводе се на затвореној сједници комисије за јавне набавке у складу са чланом 63. став (7) Закона.

Такође, према члану 57. став (1) Закона, понуђач се приликом припреме и доставе понуде придржава захтјева и услова из тендерске документације.

Тендерска документација представља основни документ на основу којег се проводи поступак јавне набавке и којим уговорни орган утврђује правила, услове и захтјеве које понуђачи морају испунити приликом припреме и достављања понуда. Њен основни циљ је да обезбиједи транспарентност поступка, једнак третман свих учесника, те ефикасну и стварну конкуренцију на тржишту.

Уговорни орган је дужан да тендерску документацију припреми на јасан, прецизан и недвосмислен начин, тако да сви потенцијални понуђачи могу на основу ње припремити понуде под једнаким условима. Сви захтјеви који се односе на квалификацију понуђача, техничке спецификације предмета набавке, начин припреме и достављања понуде, као и критерије за оцјену понуда, морају бити јасно дефинисани у тендерској документацији. При томе је неопходно да такви захтјеви буду у складу са важећим прописима, посебно са Законом о јавним набавкама и релевантним подзаконским актима.

Понуђачи су, приликом припреме и достављања понуде, обавезни да се у потпуности придржавају свих услова и захтјева утврђених тендерском документацијом.

Одредбом члана 56. став (1) Закона прописано је да заинтересирани кандидати/понуђачи могу, у писаној �