Чланом 5. Упутства о успостави и вођењу система квалификације ("Службени гласник БиХ" број 96/14) дефинисан је упис у систем квалификације:

Приликом успоставе и вођења система квалификације секторски уговорни орган подузима слиједеће: 

а) доноси одлуку о успостави и вођењу система квалификације;
б) припрема документацију која се односи на систем квалификације; 
ц) објављује обавјештење о успостављању система квалификације; 
д) доставља заинтересованим кандидатима документацију која се односи на систем квалификације; 
е) обавјештава кандидата у писаном облику о одлуци коју је донио о квалификацији кандидата; 
ф) формира и води листу кандидата које позива на учествовање у поступку јавне набавке када има потребу за робама, услугама или радовима који су предмет система квалификације; 
г) ажурира листу кандидата током периода трајања система квалификације на начин да додаје кандидате који су се у међувремену квалификовали, односно да брише кандидате који су у међувремену изгубили квалификацију.

Напомињемо да чланом 9. дефинисан је упис у систем квалификације, и то: 

"(1) Захтјев за учествовање у систему квалификације може се поднијети за све вријеме трајања система квалификације. 

(2) Секторски уговорни орган ажурира листу квалификованих кандидата признавањем квалификације сваком кандидату који је у међувремену поднио захтјев и који испуњава квалификацијске критерије.

(3) У случају наступања промјене особне ситуације кандидата у смислу члана 45. Закона и способности обављања професионалне дјелатности у смислу члана 46. Закона, квалификовани кандидат је дужан о томе обавијестити секторски уговорни орган које је успоставио систем квалификације у року од 7 дана од дана наступања промјене.

Надаље, чланом 10. прописано је:

1) Секторски уговорни орган може донијети одлуку о престанку/оспоравању квалификације само ако: а) кандидат престане испуњавати квалификацијске критерије из чл. 45. и 46. Закона; б) кандидат престане испуњавати квалификацијске критерије из чл. 47. до 52. Закона; ц) утврди да је кандидат доставио погрешне информације о испуњавању квалификацијских критерија.

У складу са чланом 2. став (1) тачка ц) Закона о јавним набавкама, привредни субјект је правна или физичка особа или група таквих особа који на тржишту нуде робу, услуге и/или радове, а регистровани су за обављање предметне дјелатности те могу учествовати у поступку јавне набавке.

У истом члаку, подтачка 3), као привредни субјект дефинира се и група кандидата/понуђача (два или више кандидата/понуђача) који су доставили захтјев за учествовање или заједничку понуду. 

У складу са наведеним достављамо вам и изјашњење сектора информационих технологија по питању наведеног упита како сљеди:

"Пробали смо тестирати наводе из дописа на тест платформи информационог система е-Набавке и установили сљедеће:

Када се објави обавјештење о успостављању система квалификације у истом постоји дугме "Понуђачи" гдје се уствари и прави листа квалификованих понуђача у периоду трајања система квалификације. Ова листа се може ажурирати на начин да се у исту додају нови понуђачи, односно бришу раније додани понуђачи и ово систем е-Набавке дозвољава.

Ако сада нпр. након објаве обавјештења о успостављању система квалификације уговорни орган у листу квалификованих понуђача дода нпр. Понуђач_1 и Понуђач_2, када из система квалификације креира поступак јавне набавке, систем ће у креирани поступак јавне набавке на дугмету "Понуђачи" повући листу квалификованих понуђача из система квалификације, у конкретном случају Понуђач_1 и Понуђач_2. На овом мјесту систем не дозвољава брисање квалификованих понуђача, јер су ти понуђачи додани на дугмету "Понуђачи" у систему квалификације, те како смо раније рекли исти се могу ажурирати само на том мјесту.

Ако се сада након креирања поступка, уговорни орган врати на дугме "Понуђачи" у систему квалификације, и затим обрише понуђаче Понуђач_1 и Понуђач_2, те креира групу понуђача  са понуђачима Понуђач_1 и Понуђач_2, систем е-Набавке ће то дозволити, те ће на креираном поступку јавне набавке повући ново стање (нову листу квалификованих понуђача), у конкретном случају Група понуђача са понуђачима Понуђач_1 и Понуђач_2. У овом тренутку систем дозвољава даљње кретање кроз креирани поступак набавке у смислу преласка у наредну фазу поступка и постављање тендерске документације.

Морамо нагласити да би било много лакше када би уговорни орган послао број о успостављању система квалификације, те број креираног поступка из система квалификације, како би се направиле провјере на конкретном примјеру. Поготово јер уговорни орган у једном дијелу дописа наводи: "У периоду трајања система квалификације, а прије покретања поступка набавке,.....". 

Према овом наводу чини се да уговорни орган уопће није креирао поступак јавне набавке, а то нам је нејасно, јер наводи и да му систем не дозвољава брисање понуђача. Међутим како смо провјерили на тесту систем не дозвољава брисање понуђача на креираном поступку, јер се ту није ни правила листа квалификованих понуђача за тај систем квалификације."

Ово  горе наведено вриједи све док се у првом креираном поступку из система квалификације не постави тендерска документација за даљњу фазу поступка. Када се то уради, систем не дозвољава брисање квалификованих понуђача из листе на систем квалификације. Исто тако систем не дозвољава креирање групе понуђача са понуђачима који су већ одабрани на листи квалификованих понуђача.