МЕТОДОЛОГИЈА ЗА ПРИПРЕМАЊЕ ОБУКА
У ОБЛАСТИ ЈАВНИХ НАБАВКИ

Увод
 
Активности на плану провођења обуке у области јавних набавки започете су током Пројекта техничке помоћи – фаза II и трајале су до окончања Пројекта, у фебруару 2007. године. Престанком рада Пројекта, Агенција за јавне набавке, као надлежна институција, припремила је план обука у области јавних набавки, који се темељи на изградњи дугорочног система обуке и који ће бити усклађени са другим активностима везаним за систем обуке у области јавних набавки.
 
У складу са укупном реформом система јавних набавки, који се реализује у Босни и Херцеговини, приоритет је обука кадрова који проводе поступке јавних набавки, те провођење активности које ће ићи ка стицању основних знања, као и стварање претпоставки за даљњу надоградњу знања у области јавних набавки. Као основна претпоставка за провођење обуке у области јавних набавки је израда програма обуке, односно модула, који ће бити универзални за све предаваче, и на основу којих регистровани предавачи ће проводити обуке за уговорне органе и добављаче.
 
Методологија за припремање обуке у области јавних набавки ће на основу међународних стандарда у овој области, омогућити стицање знања, вјештина и способности у области јавних набавки, кроз семинаре, радионице, округле столове, друге облике за стицање стручних знања. Агенција за јавне набавке је надлежна да у сарадњи са регистрованим предавачима припреми сет материјала који ће чинити програм обуке и који ће бити дужни да користе сви регистровани предавачи током извођења обука.
 
За програме обуке коју ће изводити регистровани предавачи за представнике уговорних органа и добављача, у циљу обуке запослених на пословима јавних набавки, за квалитетнији рад и побољшање конкурентности на глобалном тржишту. За ову врсту обука није предвиђено посебно признање квалификованости за послове у области јавних набавки, већ овај вид обука представља један од облика континуираних обука запослених који раде на пословима јавних набавки.
 
У осмишљавању, припреми и реализацији програма обуке у области јавних набавки неопходно је учешће и институција које су надлежне за обуку у Босни и Херцеговини. Наиме, агенције за државну службу свих нивоа власти су овлаштене за послове обука, у смислу организовања и одабира циљне групе, као и обезбјеђења простора, као и финансирање предавача који ће изводити обуку за представнике уговорних органа. Вањско-трговинска комора, те удружења послодаваца су институције које прате образовање и едукацију пословног сектора, те уз подршку ових институција, може се реализовати обука за пословну заједницу. На овај начин процес обуке у области јавних набавки је заједничка одговорност свих и институција надлежних за обуке, као и циљних група којим се обуке требају држати.
 
Програми обуке морају бити усклађени са стандардима знања и вјештина у земљама Европске уније и Босне и Херцеговине. Вријеме трајања обуке, те начин преношења знања у области јавних набавки треба обезбједити на што флексибилнији начин и ускладити са модерним, квалитетним и развојно усмјереним трендовима. Дужина обуке завист ће од низа фактора, међу којим је као један од битних почетно предзнање полазника обуке.
 
Програм обуке се може конципирати на више начина, али је за сваки од начина потребно утврдити да ли су основне претпоставке испуњене за примјену једног од програма. Наиме, у припреми обуке, битно је да потенцијални учесници обуке попуне тзв; „улазни образац“ и дају одговоре на одређени сет питања, како би се предавач на темељу анализираних одговора припремио да одржи обуку, која је адекватна почетним предзнањима групе полазника обуке. Након одржане обуке, предавач је дужан као завршни задатак дати један од задатака које ће ријешити полазници групе, какао би провјерио ниво усвојених знања током обуке. Такву евалуацију са извјештајем ће доставити Агенцији за јавне набавке.
 
Овај документ треба да пружи неопходне смјернице за рад регистрованих предавача и да укаже на фазе кроз које треба проћи предавач приликом припреме различитих програма обуке. Документ садржи два прилога и то:
 
- Основне смјернице – структура изгледа Програма обуке у области јавних набавки;
- Упутство за извођење програма обуке за регистроване предаваче.
 
I – Основне смјернице и структура изгледа програма обуке у области јавних набавки
 
А – Основне смјернице
 
За обликовање програма обуке у области јавних набавки нужно је дефинисати основне смјернице, односно структуру програма обуке и то на начин да сваки заинтересовани субјект може на јасан и транспарентан начин утврдити:
 
1) Циљне групе за које се припрема обука,
2) Шта се добија кроз обуку,
3) На који начин се преносе знања током обуке,
4) Како се пријављује за обуку,
5) Остале информације и детаље везано за обуку.
 
1) Циљне групе за које се припрема обука
 
Формирање циљних група је у надлежности институција за обуку, дакле Агенција за државну службу, које формирају групе од запослених у уговорним органима, а који раде на пословима јавних набавки и то према степену стручних знања као и сродности дјелатности којом се бави уговорни орган. Институција која је надлежна за организовање обуке је дужна да приликом формирања група за обуке прати критеријуме на основу којих се формирају групе за обуке, а који најмање треба да укључе следеће критеријуме:
 
- Исти или сличан ниво основних предзнања,
- Сродност дјелатности институција из којих су представници групе,
 
2) Шта се добија кроз обуку
 
Кроз обуку се преноси знање у области јавних набавки на начин који је најпримјеренији циљној групи, и који је уско повезан са дјелатностима институција из којих долазе представници циљне групе. Након окончане обуке, полазници обуке би требали да имају усвојена знања према нивоу обуке који су прошли, а што се потврђује завршним тестом.
 
3) Начин преношења знања током обуке
 
Информације које добије предавач након формирања циљне групе којој ће се одржати обука, треба да припреми обуку која је примјерена циљној групи. Обука треба да се састоји од тема које за предмет имају стицање знања у погледу примјене Закона о јавним набавкама БиХ, а свака од тема би требало да буде урађена као дио програма обуке са тачно утврђеним дијеловима:
 
- Излагање (предавање),
- Практичан примјер,
- Задатак за групу,
- Анализа урађеног задатка,
- Пракса / повратне информације са терена,
- Смјернице као помоћ у даљњем раду,
- Завршни задатак.
 
Наведена процедура одређује садржај и оквирно трајање програма обуке, односно треба се јасно назначити колико времена би требало проводити на сваком од напријед дефинисаних сегмената обуке.
 
4) Како се пријављује за обуку
 
Након што надлежне институције упуте позив свим институцијама, како би снимили стање потреба за обуком, прелиминарни распоред обука ће се усагласити са Агенцијом за јавне набавке и поставити на wеb страници надлежне институције и Агенције за јавне набавке. Постављањем на wеb странице, позват ће се и они запосленици за које институција није доставила пријаву, те ће накнадно моћи упутити захтјев за допуну представника за обуке у области јавних набавки за ту институцију. Појединачне пријаве категорија које нису запослени у институцијама које су обухваћене обуком неће бити прихваћене од стране надлежне институције. Међутим таква категорија ће моћи исказати интерес за обуком и бит ће постављена на допунску листу за обуке, гдје ће Агенција за јавне набавке, након попуњавања те листе координирати активнсоти везане за одржавање обуке за ту категорију заинтересираних.
 
5) Остале информације везано за обуку
 
Све додатне информације везано за обуку пружа Одјељење за правне послове и послове обуке Агенције за јавне набавке као и институција која је надлежна за обуку.
 
II – Припрема програма обуке
 
1) У оквиру дефинисања програма обуке потребно је да се створе основне претпоставке и то:
 
- Презентација теоријских знања из предмета модула обуке,
- Практичан примјер за сваки од теоретских дијелова који су дефинисани у модулима обуке,
- Припреми задатак за групу,
- Заједно са групом анализира задатак и да коначно рјешење задатка,
- Припреми презентација праксе, односно практичних примјера са терена (са добром и лошом праксом),
- Да се дају смјернице у смислу кориштења помоћних средстава у даљњем раду,
- Припреми завршни задатак
 
Припрема програма обуке по напријед дефинисаним компонентама је захтјеван посао, који треба да буде обједињен у цјелину, увезан и као такав доступан полазницима обуке одмах на почетку (изузев завршног задатка). Агенција за јавне набавке је дужна обезбједити предавачима материјале за обуку, а које ће предавачи умножити и дистрибуирати полазницима обуке одмах на почетку обуке.
 
Препорука је да програм обуке буде конципиран тако да се у пријеподневном дијелу обуке обради теоретски дио, а да се за послијеподневни дио оставе практични задаци и примјери добре и лоше праксе.
 
2) Завршни задатак
 
Завршни задатак треба да је уско повезан са темом конкретне обуке, те приликом дефинисања завршног задатка, предавач треба посебно обратити пажњу на слиједеће елементе:
 
- Да на почетку обуке обавјести полазнике о изради завршног задатка,
- Да је задатак уско повезан са темом обуке,
- Да предавач појасни полазницима обуке шта се од њих тражи да ураде,
- Да створи техничке претпоставке да полазници могу приступити рјешавању задатка,
- Задати стандарде које је неопходно да испуњавају полазници (вријеме за израду задатка, квалитет)
- Да обавјести полазнике о термину када ће бити објављени резултати завршног задатка.
 
Завршни задатак треба да се састоји од вјежби и питања које предавачи користе за повезивање теорије, практичних примјера и праксе. Питања морају бити у писаној форми , с тим да могу бити: групна или индивидуална, да/не тестови, опцијски одговори.
 
3) Верификација материјала за обуку
 
Када се формира циљна група за обуку и када надлежна институција одабере предавача, предавач је дужан доставити Агенцији за јавне набавке писмено обавјештење да планира одржати обуку, у складу са Правилником о регистрацији и акредитацији предавача у области јавних набавки, као и комплетан материјал, припремљен у складу са елементима који су дати у дефинисању програма обуке, као и завршни задатак. Тек након верификације од стране Агенције, предавач може одржати предметну обуку.
 
III – Извјештавање о одржаној обуци
 
Након одржане обуке, предавач је дужан доставити попуњене Анексе I и II о одржаној обуци, као и резултате завршног задатка, који Агенција објављује на свој wеb страници.
 
Б – Структура изгледа програма обуке у области јавних набавки
 
1) Упутство за предаваче
 
Предавачи реализирају програм обуке кроз слиједеће фазе:
 
- Припрема за реализацију програма обуке – одређивање материјала за обуку
- Реализација обуке.
 
Предавачи, након што им Агенција за јавне набавке верифицира материјале за обуку, започињу обуку на мјесту и у вријеме које је за то предвиђено. У уводном дијелу предавачи реализују:
 
- Своје представљање,
- Упознавање са кандидатима,
- Упознавање са основним елементима обуке коју ће извести, као и начином рада,
- Мишљења и сугестије полазника обуке,
- Приступање реализацији обуке.
 
Овај уводни дио не би требао бити дужи од 15 минута.
 
Затим предавач почиње са теоретским дијелом предавања модула обуке који је одабран за циљну групу полазника. Институција која организује обуку је дужна обезбједити техничка средства за реализацију обуке.
 
Теоретски дио обуке се изводи на један од следећих начина:
 
- Power Point презентација,
- Flip Cart,
- Друго прикладно средство за обуку.
 
Приликом презентације теоретског дијела обуке, који не треба да траје више од 30 минута, предавач је дужан упознати полазнике са дефинисањем предмета модула према Директиви ЕУ и према Закону о јавним набавкама БиХ и подзаконским актима.
 
Након презентације теоретског дијела обуке, предавач даје практичан примјер имплементације теоретског дијела обуке (напр. ако је предмет модула записник са отварања понуда, предавач практично представи начин и ток отварања понуда, као и израду записника са отварања понуда). Презентација практичног дијела се може изводити уз помоћ:
 
- Power point презентације,
- Laptopa, гдје предавач директно сачињава записник са отварања понуда, а полазници прате овај дио путем пројектора,
- Flip charta,
- На табли гдје предавач путем фломастера, презентује практични дио овог модула.
 
Затим подијели полазнике у групе и подијели им задатке које полазници треба да ријеше у периоду од 15 -30 минута, у овисности од сложености задатка. Предавач може свим групама подијелити исти задатак, или за сваку групу припреми�