Сваки уговорни орган у Босни и Херцеговини је, према члану 13. Закона о јавним набавкама, обавезан донијети интерни правилник којим се уређује организација и ефикасно вршење набавне функције. Сврха овог акта је прецизно дефинисање:

• Начина циркулисања документације.
• Конкретних задужења службеника и административног особља.
• Рокова за поступање те начина именовања и ротације чланова комисија.

Приликом доношења правилника, уговорни орган води рачуна о врсти послова које обавља, организацији, величини, кадровским капацитетима, евентуалној децентрализованости и подручним јединицама и свим другим односним питањима.

Дакле, у циљу остваривања набавне функције уговорног органа, организациони аспект јавних набавки, са комисијом за јавне набавке, треба да се дефинише интерним актом уговорног органа, гдје ће се, уз поштивање одредби Закона и подзаконских аката у области јавних набавки, дефинисати цјелокупан процес јавних набавки и ходограм активности унутар уговорног органа. 

Интерни акт треба обухватити и ходограм активности везан за претходну провјеру тржишта (члан 14а. Закона). Кључни елементи ове фазе су:

• Могућност тражења савјета од независних стручњака или учесника на тржишту, уз услов да се не нарушава конкуренција и принципи транспарентности.
• Обавеза сачињавања писане забиљешке о свим предузетим радњама која се одлаже у предмет списа

"Приликом израде интерног акта неопходно је придржавати се методолошких упутстава и стандарда које је дефинисала Агенција за јавне набавке. У том смислу, упућујемо вас да се примарно водите званичним документом под називом 'Смјернице за припрему интерног правилника којим се прописује и уређује организацију и ефикасно вршење набавне функције унутар уговорног органа'".