Чланом 2. став (1) тачка (1) Закона о јавним набавкама (у даљем тексту: Закон) дефинисан је уговор о јавњ набавци роба као “уговор чији је предмет куповина, лизинг, најам или куповина на отплату са или без могућности куповине робе. Уговор о јавној набавци робе може као споредни предмет обухватати послове постављања и инсталације“.

Чланом 53. став (3) Закона дефинисане су минимално слиједеће информације које садржи тендерска документација и то:

„а) назив и адресу уговорног органа, те лице за контакт од којег кандидати/понуђачи могу тражити информације или појашњење; 
б) изабрани поступак додјеле уговора и податак о томе да ли се предвиђа закључивање оквирног споразума; 
ц) опис робе, услуга или радова, те навођење ознаке и назива из ЈРЈН-а; 
д) количинске спецификације за робу или опис посла или задатка за услуге и радове и техничке спецификације; 
е) мјесто испоруке робе или извршења услуге или извођења радова; 
ф) назнаку могућности за подношење понуда по лотовима; 
г) рокове за испоруке робе; извршење услуга; извођење радова; 
х) навођење могућности за подношење алтернативних понуда и минималне захтјеве који морају бити испуњени у случају алтернативних понуда; 
и) минималне услове за квалификацију кандидата, односно понуђача, као и доказе на основу којих се врши оцјена; 
ј) критериј за додјелу уговора утврђен као "економски најповољнија понуда" с поткритеријима или "најнижа цијена"; 
к) период важења понуда; 
л) гаранцију за озбиљност понуде, гаранцију за добро извршење посла и свако друго тражено осигурање за привремена плаћања; 
м) мјесто, датум и вријеме за пријем захтјева за учешће, односно понуда; 
н) мјесто, датум и вријеме отварања понуда; 
о) информацију о калкулацији цијене, ако је примјењиво; 
п) захтјев у погледу употребе језика; 
р) нацрт уговора или основне елементе уговора.”

Надаље ставом (4) истог члана дефинисано је да се тендерска документација припрема у складу с моделима стандардне тендерске документације које прописује Агенција.

Дакле, уговорни орган при сачињавању тендерске документације, у складу са напријед наведеним, у тендерској документацији треба дефинисати опис робе/услуге/рада, са навођењем ознаке и назива из ЈРЈН, који, у складу са чланом 3. став (2) Одлуке о кориштењу јединственог рјечника јавних набавки („Службени гласник биХ“ број 54/15) уговорни орган користи као помоћно средство у припреми обавјештења о набавци и тендерској документацији. 
 
Стога скрећемо пажњу да је припрема тендерске документације изузетно битна фаза у поступку јавне набавке, те уговорни орган мора са посебном пажњом да дефинише све елементе који чине тендерску документацију. Тендерска документација мора бити недискриминаторна, јасна, разумљива и детаљна, тако да је сваки потенцијални понуђач схвати на исти начин. Уколико је тендерска документација дисктриминаторна, нејасна, непрецизна и двосмислена, уговорни орган ризикује да се покрене жалбени поступак и да се поступак јавне набавке не оконча на вријеме. 

члан 15. Закона детаљно описује начин одређивања процијењене вриједности набавке, као основ за примјену одговарајуће врсте поступка јавне набавке. Такођер, став (6) наведене одредбе Закона наводи да уговорном органу није дозвољено дијељење предмета набавке с намјером избјегавања примјене одговарајућег поступка дефинираног овим законом.  

Дакле, наведени члан Закона експлицитно забрањује праксу дијељења предмета набавке с намјером избјегавања поступака јавних набавки. Све док дијељење предмета набавке не утиче на одабир поступка јавне набавке, дијељење је дозвољено. Уговор може бити подијељен само ако су сви његови дијелови предмет истог поступка јавне набавке који би се користио и код само једног укупног уговора. У противном, цијели систем би био подложан злоупотреби.

У складу са принципима Закона, као и дефинисању које пружају подзаконски акти (као нпр. стандардне форме за обавјештења, и, на крају, према пракси ЕУ), поступак јавних набавки опћенито има за резултат одабир једне, најповољније понуде, и сходно томе закључивање, односно потписивање једног уговора.

Надаље, чланом 38. став (1) Закона одређено је да је уговорни орган обавезан у обавјештењу о набавци и тендерској документацији, приликом описа предмета набавке, позвати се на ознаке и називе из Јединственог рјечника јавне набавке (у даљем тексту: ЈРЈН). Став (2) истог члана наводи да ЈРЈН и услове његове примјене, на приједлог Агенције, прописује Савјет министара БиХ посебном одлуком (Одлука о кориштењу јединственог ријечника јавних набавки - „Службени гласник БиХ“, број 54/15). 

У складу са чланом 2. став (2) наведене Одлуке, бројчана ознака ЈРЈН састоји се од 8 бројева, подијељених како слиједи:

a) прва два броја означавају одјељке (XX000000-Y),
b) прва три броја означавају групе (XXX00000-Y),
c) прва четири броја означавају разреде (XXXX0000-Y),
d) првих пет бројева означава категорије (XXXXX000-Y).

Став (3) истог члана Одлуке дефинише да сваки од задња три броја бројчане ознаке ЈРЈН представља прецизнију ознаку унутар сваке категорије. Девети број служи за провјеру претходних бројева.

Неспорно је да нпр. медицинске направе и лијекови припадају истом одјељку, тј. шифри из ЈРЈН 33000000 – „Медицински апарати, лијекови и производи за личну његу“. Ипак, из описа одјељка да се закључити да се предмети набавке не могу груписати по одјељку, јер одјељак представља широк опис, те је потребно груписање извршити на другачији (ужи) начин. То би на наведеном примјеру значило да један предмет набавке представљају „Медицински апарати“ - 33100000, други предмет набавке су „Лијекови“ - 33600000, а трећи су „Производи за личну његу“ - 33700000. Ова три предмета набавке не могу бити предмет истог поступка јавне набавке јер се ради о нехомогеним, несродним производима који немају исте испоручиоце.
Надаље, је потребно анализирати набавке које су под шифром 33100000 и утврдити шта представља групу сродних, хомогених производа. Исти принцип се односи на све шифре из ЈРЈН.

Такођер, ако узмемо нпр. одјељак 39000000 – „Намјештај (укључујући канцеларијски намјештај), унутрашња опрема, кућански апарати (осим расвјете) и средства за чишћење“, може се закључити да „Намјештај“ са шифром 39100000 и „Разна опрема“ са шифром 39300000 представљају два различита предмета набавке, иако припадају истом одјељку. Наиме, „Намјештај“ између осталог, укључује „Столице“ – 39112000, „Ормаре“ – 39122100, “Полице за архиву” – 39131100, док „Разна опрема“, између осталог, укључује „Опрему за канализационе радове“ - 39350000 или „Опрему за гасну мрежу“ - 39340000. 

Из напријед наведеног примјера се може закључити да су основ за груписање прва три броја из шифре ЈРЈН, јер се у противном столице и ормари не би могли набавити путем истог поступка, а требали би. Поред тога, ако би се као основ за груписање узела прва четири броја, тада предмет истог поступка не би могли бити (а требали би) нпр. „Месо“ - 15110000 и „Месни производи“ – 15130000 јер им се разликује четврти број.

Такођер, што би се „дубље“ улазило у шифру ЈРЈН то би се више „цијепало“, тако да би на крају дошли до ситуације да би свака шифра била засебна набавка.

С друге стране, напријед наведена правила не вриједе за нпр. „Природни мед“ - 03142100 и „Јаја“ - 03142500, јер се не ради о хомогеним набавкама, а видљиво је да су им чак првих пет бројева идентични.

Као што је напријед наведено, ЈРЈН треба користити искључиво као помоћно средство, те је потребно у конкретном случају утврдити који су то сродни производи у смислу могућности добављача да могу понудити тако груписане предмете набавке. 

Такођер се поставља питање да ли би се таквим груписањем ограничавала конкуренција обзиром да мањи понуђачи не би могли доставити понуде за све лотове уколико би наведени лотови били предмет истог поступка. Могућност доставе понуда за све лотове је још један услов да би предмети набавке у тим лотовима били предмет истог поступка јавне набавке.

Постоји један врло једноставан тест на основу којег би се утврдила припадност одређених набавки истоврсној групи производа – припремити техничку спецификацију без подјеле на лотове и утврдити да ли понуђачи исту могу испоштовати. Све оно што не може бити испоштовано од већине понуђача, не може бити ни предмет те спецификације, односно истог поступка набавке.

И на крају да поновимо, код груписања предмета набавке са аспекта ЈРЈН не постоји универзално правило, али потребно је слиједити принцип сродности и могућност добављача да могу понудити тако груписане предмете набавке, при чему шифра из ЈРЈН није опредјељујућа, те да се ЈРЈН користи искључиво као помоћно средство, што он у ствари и јесте.

Дакле, уговорни орган је дужан испитати тржиште за конкретну набавку, те на основу тога донијети одлуку да ли се ради о истом предмету набавке или не. У сваком случају уговорни орган самостално проводи поступак јавне набавке и у сваком случају је дужан пред надлежним органима недосмислено доказати да је ријеч о предметима набавке које нуде различити понуђачи, односно да ти предмети набавке иако јесу сродни, нису истоврсни и да не могу бити предмет истог поступка.