Чланом 110. Закона о јавним набавкама (у даљем тексту: Закон) прописано је да благовремена, допуштена, од овлаштеног лица и лица које има активну легитимацију изјављена жалба одгађа наставак поступка јавне набавке, закључење и/или извршење уговора о јавној набавци или оквирног споразума до доношења одлуке Уреда за разматрање жалби Босне и Херцеговине (у даљем тексту: КРЖ).
Сходно наведеном, свака изјављена жалба дјелује суспензивно, одгађа наставак поступка јавне набавке, укључујући и закључење планираног уговора о набавци, односно оквирног споразума, док КРЖ не одлучи по жалби.
Надаље, чланом 3. Закона одређена је сврха и предмет Закона, односно опћи принципи система јавних набавки у циљу најефикаснијег кориштења јавних средстава с обзиром, на сврху и предмет јавне набавке уз осигурање правичне и активне конкуренције међу потенцијалним добављачима и остваривање једнаког третмана, недискриминације и транспарентности. Законом су дефинисани поступци јавне набавке и услови за њихову примјену, гдје коначну одлуку о примјени одређеног поступка доноси уговорни орган у зависности од испуњености услова дефинисаних Законом.
Сматрамо за важним истаћи да уговорни орган у поступку набавке има проактивну улогу, самостално проводи поступак и сноси одговорност проведеног поступка, односно донесених одлука. То подразумјева да уговорни орган треба подузети све радње у складу са опћим принципима јавних набавки дефинисаних у члану 3. Закона, како би осигурао додјелу уговора.
Дакле, након што уговорни орган проведе поступак јавне набавке, изабере најбољег понуђача те додијели уговор, обавезан је пратити реализацију тог уговора, те прије истека уговора, у случају постојања потребе за истим предметом набавке, благовремено покренути одговарајући поступак јавне набавке.
Наиме, поступку јавне набавке предходи адекватно и реално планирање. Планирање се врши, између осталог, на основу потрошње претходних година, наравно узимајући у обзир планирано повећање (или смањење) активности уговорног органа у години за коју се врши планирање, затим повећање (или смањење) броја запослених, и сл. Неадекватно планирање не може бити изговор за потрошњу више средстава или количина него што је то било предвиђено уговором.
Поред тога, планирање подразумијева и благовремено покретање поступка јавне набавке. Наиме, поступак је потребно провести на вријеме, односно још док постојећи уговор за исти предмет набавке није у потпуности реализован. Нови уговор би се закључио након реализације постојећег. Благовремено покретање поступка подразумијева да уговорни орган узме у обзир период потребан да се поступак проведе и додијели уговор, односно да узме у обзир рокове за пријем понуда, вријеме потребно за преглед и оцјену понуда, доношење одлуке, те за обавјештавање учесника у поступку о резултатима поступка, као и рок за подношење жалбе, затим вријеме потребно за доношење одлуке по жалби, итд.
Надаље, у погледу покретања било којег поступка јавне набавке, а да раније покренути поступак за исти предмет набавке није окончан, тачније обустављен је до доношења одлуке по жалби, зависи од тога да ли ће жалба у конкретном случају бити одбачена, усвојена или одбијена. Покретање новог поступка прије доношења рјешења КРЖ доводи до ситуације да уговорни орган има два поступка јавне набавке за исти предмет набавке, са истим количинама (обимом) што у коначници може имати за посљедицу закључења два уговора за исти предмет набавке, „преклапање“ односно вишак количина и сл., за чим уговорни орган, наравно, нема потребу. Исто тако, отвара се могућност за нове жалбе, управо из разлога што раније покренути поступак за исти предмет набавке није окончан.
Такође, чланом 111. став (1) тачка е) Закона прописано је да у поступку правне заштите КРЖ може одлучити о захтјеву уговорног органа за наставак поступка јавне набавке у било којем тренутку након пријема жалбе, а до доношења одлуке КРЖ-а, по испуњењу услова у смислу да одлука о обустави поступка не проузрокује несразмјерну штету на рачун јавног интереса. Захтјев уговорног органа за наставак поступка мора бити образложен, а терет доказивања на постојање околности за наставак поступка је на уговорном органу. КРЖ Такође донијети одлуку по захтјеву за наставак поступка јавне набавке у року од пет дана од дана достављања документације по жалби од стране уговорног органа, односно подношења захтјева, ако је захтјев достављен након што је уговорни орган доставио жалбу с документацијом.