У односу на ситуацију која се тиче статусних промјена уговорног органа, регистрација филијала те унутрашње реорганизације установе, најприје истичемо да Агенција за јавне набавке БиХ није надлежна тумачити нити коментарисати одлуке надлежних судова о регистрацији пословних субјеката, рјешења о брисању из судског регистра, нити акте о оснивању нових организационих јединица. Наиме, питања сукцесије права и обавеза, као и законитост статусних промјена, спадају у домен привредног и статусног права, те нису предмет регулације Закона о јавним набавкама БиХ (у даљем тексту: Закон). У складу са тим, Агенција се не може изјашњавати о оправданости ваших интерних одлука о реорганизацији, већ искључиво о њиховим посљедичним ефектима на већ започете или планиране поступке јавних набавки у оквиру важећих законских одредби.
 
Што се тиче питања које се на односи на могућности отказивања поступка јавне набавке, разлози за поништење поступка јавне набавке утврђени су у члану 69. став (2) и (3) Закона. С тим у вези уговорни орган је обавезан поништити поступак јавне набавке у случају да: 

а) није достављена ниједна понуда у одређеном крајњем року; 
б) није достављен ниједан захтјев за учешће у ограниченом поступку, у преговарачком поступку са или без објаве обавјештења или у такмичарском дијалогу; 
ц) није достављен број понуда одређен у члану 32. став (4) овог Закона, ако је било предвиђено закључење оквирног споразума; 
д) ниједна од примљених понуда није прихватљива; 
е) цијене свих прихватљивих понуда знатно су веће од осигураних средстава за предметну набавку.

Напомињемо, да у складу са ставом (3) члана 69. Закона, уговорни орган може отказати поступак јавне набавке само због доказивих разлога који су изван контроле уговорног органа и који се нису могли предвидјети у вријеме покретања поступка јавне набавке.

Општа „клаузула егзонерације“ за отказивање налази се у овој одредби, и то за догађаје који се нису могли предвидјети и који су изван контроле уговорног органа. Други доказиви разлози могу присилити уговорни орган да откаже поступак додјеле уговора прије него што се закључи уговор или оквирни споразум. Било који разлог за такво отказивање мора бити:

1. Доказив (што значи да се јавности може дати увјерљиво објашњење),
2. Изван контроле уговорног органа, и
3. Да га уговорни орган није могао предвидјети у вријеме покретања поступка додјеле.

Сљедеће ситуације које нису изравно истакнуте у овој тачки су примјери оправдања за отказивање поступка, као нпр.:

1. Природне катастрофе, због којих извршење уговора постаје бескорисно или се значајно мијењају услови пројекта;

2. Случајеви у којима се уговорни орган, грешком или заблудом, суочава са ситуацијом која угрожава сврху јавне набавке;

3. Ситуације у којима се уговорни орган током провођења поступка сусретне са значајним промјенама тржишних услова, појавом нових иновативних технологија итд., те би у том случају завршетак поступка набавке закључењем уговора представљао траћење јавних средстава;

4. Важне промјене у буџету институције које су узроковане вањским факторима;

5. Промјене у закону, као што је нпр. наметање нових захтјева за заштиту околине у вези са предметом набавке који се набавља. 

Сматрамо за битним појаснити зашто Закон у ставу (2) говори о поништењу, а у ставу (3) о отказивању поступка јавне набавке. Дакле, закон прави разлику између термина „поништење“ и „отказивање“. 

Наиме, када говоримо о поништењу поступка сасвим је јасно из става (2) члана 69. Закона да је исто могуће у ситуацијама које ова одредба предвиђа и то само у тачно одређеној фази поступка. Дакле, ово су ситуације које се дешавају када је поступак у фази након истека рока за пријем понуда. Наиме, поступак се не може поништити по основу ове одредбе ако рок за пријем понуда није истекао. 

Међутим, неријетко се може десити да је поступак започет, а да се та набавка не може довршити из различитих разлога и ово „покрива“ све фазе поступка. Може се десити да је нпр. данас објављено обавјештење о набавци, а да је већ сутра потребно поступак прекинути, што мора бити аргументовано образложено и доказиво. 

Дакле, поступак се у овим ситуацијама не поништава, већ отказује. Наравно, поступак се може отказати и ако је рок за пријем понуда истекао (и понуде отворене) што мора бити посебно аргументовано образложено и доказиво. 

Дакле, иако је Законом јасно дефинисана разлика између термина „поништење“ и „отказивање“ коначни резултат је исти, а то је да неће доћи до закључења уговора о јавној набавци или оквирног споразума.

У складу са наведеним, сваки уговорни орган дужан је самостално процијенити испуњеност законских услова за евентуално отказивање поступка, водећи рачуна о начелима законитости, транспарентности и ефикасног кориштења јавних средстава.
Надаље, члан 53. став (6) Закона који регулише измјене и допуне тендерске документације прописује:

„Уговорни орган може израдити измјене и допуне тендерске документације под условом да се оне доставе заинтересованим кандидатима/понуђачима истога дана, а најкасније пет дана прије истека утврђеног рока за примање захтјева за учешће или понуда. У случају да такве измјене подразумијевају суштинску промјену предмета набавке, уговорни орган продужиће рок за примање захтјева за учешће или понуда зависно о сложености предмета набавке. Рок за продужење не може бити краћи од седам дана.“ 

Такође, члан 72. Закона који регулише уговоре прописује:
 
„(1) Уговорни орган доставља на потпис изабраном понуђачу приједлог уговора, и то након истека рока од 15 дана рачунајући од дана када су сви понуђачи обавјештени о избору најповољније понуде. Изабрани понуђач прихвата приједлог уговора и закључује уговор. 

(2) Уговор о јавној набавци закључује се у складу са законима о облигационим односима у Босни и Херцеговини. Уговори који се додјељују у отвореном поступку, ограниченом поступку, преговарачком поступку с објавом или без објаве обавјештења, конкурсу за израду идејног рјешења или такмичарском дијалогу, осим уговора из члана 21. става (1) тачке д) овога Закона, не могу се закључити у периоду од 15 дана од дана када su понуђачи обавијештени о исходу поступка набавке.

(3) Уговорни орган доставља приједлог уговора ономе понуђачу чија је понуда на ранг-листи одмах иза понуде најуспјешнијег понуђача у случају да најуспјешнији понуђач: 

а) пропусти доставити оригинале или овјерене копије документације из чл. 45. и 47. овога Закона, не старије од три мјесеца од дана доставе понуде или захтјева за учешће, у року који одреди уговорни орган или 

б) пропусти доставити документацију која је била услов за потписивање уговора, а коју је био дужан прибавити у складу са прописима у Босни и Херцеговини или 

ц) у писаном облику одбије додјелу уговора или 

д) пропусти доставити гаранцију за извршење уговора у складу с условима из тендерске документације и у року који му је одредио уговорни орган или 

е) пропусти потписати уговор о набавци у року који му је одредио уговорни орган или 

ф) одбије закључити уговор под условима наведеним у тендерској документацији и понуди коју је доставио. 

(4) Ако изабрани понуђач не достави гаранцију за извршење уговора у остављеном року након закључивања уговора, закључени уговор сматра се апсолуно ништавим.

(5) Приликом додјеле уговора о набавци, цијена наведена у најповољнијој понуди, као и услови утврђени у тендерској документацији, не могу се мијењати. Изузетно, ако се у тендерској документацији предвиђа одредба о промјењивости цијена с објективно утврђеним правилима о промјењивости цијене, таква се одредба уноси у уговор о јавној набавци. 

(6) Уговорни орган у уговору обавезно поставља услов да понуђач којему је додјељен уговор о јавној набавци нема право запошљавати, у сврху реализације уговора о јавној набавци, физичка или правна лица која су учествовала у припреми тендерске документације или су била у својству члана или стручног лица које је ангажовала комисија за набавке најмање шест мјесеци по закључењу уговора, односно од почетка реализације уговора.“
 
Уважавајући наведено, истичемо да уговорни орган има законску могућност извршити измјене и допуне тендерске документације, укључујући и продужење рокова за достављање понуда, искључиво под условима и у роковима прописаним чланом 53. ставак (6) Закона. У погледу фазе након избора најповољнијег понуђача, уговорни орган је дужан стриктно се придржавати процедуре и рокова за закључење уговора у складу са чланом 72. Закона, при чему начин плаћања и реализација уговора морају бити у потпуности усклађени с условима постављеним у тендерској документацији и одабраном најповољнијом понудом.
 
Посебно наглашавамо да Агенција за јавне набавке није надлежна за давање смјерница, инструкција нити налога у погледу поступања уговорног органа у ситуацијама истражних радњи надлежних тужилаштава. Питање евентуалне обуставе потписивања уговора или прекида поступка због истражних радњи изван је оквира Закона о јавним набавкама, те представља домену кривичног процесног права и индивидуалне одговорности руководства уговорног органа. Агенција не може пружити смјернице које би служиле као основа за одступање од императивних одредби Закона на основу екстерних околности чију релевантност и утицај на конкретан поступак набавке може процијенити искључиво уговорни орган у сарадњи с надлежним правосудним органима. 

Такође, на крају истичемо да је систем јавних набавки у Босни и Херцеговини високо децентрализован, те да сами уговорни органи имају проактивну улогу, самостално проводе поступак и сносе одговорност проведеног поступка и донесених одлука у складу са Законом и подзаконским актима.