Postupak javne nabavke provodi se u skladu sa odredbama Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik BiH" br. 39/14) -u daljem tekstu: Zakon, i njegov cilj je zaključenje ugovora ili okvirnog sporazuma odnosno nabavka roba, usluga ili radova koji su ugovornom organu potrebni. Postoje dva moguća rezultata postupka nabavke i to: zaključenje ugovora ili okvirnog sporazuma i, ukoliko to nije moguće, poništenje postupka javne nabavke.

Član 2. stav (1) tačka n) Zakona definiše okvirni sporazum kao sporazum između jednog ili više ugovornih organa i više dobavljača, zaključen u pisanom obliku, kojim se definišu uslovi pod kojim se mogu dodjeliti ugovori tokom određenog perioda, u skladu sa predviđenom cijenom i, gdje je moguće, predviđenim količinama.

Prema ovoj definiciji, okvirni sporazum podrazumijeva pisani sporazum ograničenog trajanja između jednog ili više ugovornih organa i više dobavljača, a njegova svrha je utvrđivanje okvira za ugovore koji će se dodijeljivati u datom periodu u pogledu cijene, a kada je to primjereno, i u pogledu predviđenog obima ili količine. Okvirni sporazum nije postupak javne nabavke, već način nabavke, odnosno nabavna tehnika.

U gornjoj definiciji postoji vrlo ozbiljno odstupanje od definicije okvirnog sporazuma po Direktivama EU o javnim nabavkama. Naime, po Direktivama EU, okvirni sporazum je definisan kao sporazum koji zaključuju ugovorni organ (jedan ili više) i ekonomski operater (jedan ili više), sa svrhom da se ustanove uslovi pod kojima će se dodjeljivati ugovori u datom periodu (obično ne duže od četiri godine). Prema definiciji iz člana 2. stav (1) tačka n) Zakona, okvirni sporazum je definisan kao sporazum između jednog ili više ugovornog organa, sa jedne strane, i više dobavljača, s druge strane. Da se primijetiti da se po ovoj definiciji okvirni sporazum ne može zaključiti sa jednim dobavljačem. Međutim, pomenuto odstupanje od definicije “korigovano” je članom 32. stav (1) Zakona, gdje je u posljednjoj rečenici ovog stava navedena mogućnost zaključenja okvrinog sporazuma i sa jednim dobavljačem (“Jedan ili više ponuđača s kojima će biti zaključen okvirni sporazum…”).

Generalno, ugovorni organ može razmotriti dodjelu okvirnog sporazuma u situacijama kada ne može tačno i precizno utvrditi količinu odnosno obim ugovora niti može utvrditi kada će mu, unutar perioda važenja okvirnog sporazuma, tačno trebati ono što je predmet okvirnog sporazuma.

Naime, okvirni sporazum podrazumijeva sporazum između jednog ili više ugovornih organa i, kako je naprijed obrazloženo, jednog ili više dobavljača, zaključen u pisanom obliku, kojim se definišu uslovi pod kojim se mogu dodijeliti ugovori tokom određenog perioda, u skladu s predviđenom cijenom i, gdje je moguće, predviđenim količinama. Pri tome, predmet ugovora koji se dodjeljuje i cijena su ključni elementi koji će biti određeni unutar okvirnog sporazuma za buduće ugovore. Dakle, okvirni sporazum je ograničen ne samo u pogledu perioda važenja, nego takođe i u pogledu maksimalne količine ili obima javne nabavke tokom tog vremenskog perioda i može se desiti da se zaključeni okvirni sporazum „iskoristi“ prije nego što vremenski istekne, kao i obrnuto, da okvirni sporazum vremenski istekne prije nego što se se količinski „iskoristi“.

Svaki ponuđač koji učestvuje u postupku javne nabavke u kome je predviđeno zaključivanje okvirnog sporazuma mora imati u vidu da se okvirni sporazum razlikuje od ugovora o javnoj nabavci. Okvirni sporazum sam po sebi ne utvrđuje ugovor o isporuci bilo čega. On čak ne obećava da će od dobavljača biti traženo da nešto isporuči. On samo podrazumijeva da ako ugovornom organu bude potrebno nešto što je predmet okvirnog sporazuma, onda će ugovorni organ pristupiti izabranom/im dobavljaču/ima i s njim/a, na jedan od načina utvrđen članom 32. stav (5) Zakona, za koji se ugovorni organ unaprijed opredijelio, zaključiti ugovor o isporuci određene količine/obima onoga što je predmet okvirnog sporazuma, pod uslovima koji su utvrđeni u okvirnom sporazumu. Uslovi u okvirnom sporazumu se utvrđuju na osnovu tenderske dokumentacije i ponude/ponuda izabranog/ih dobavljača.

Drugim riječima, za okvirni sporazum se može reći da nema obavezujuće količine kada govorimo o minimumu potrošenih količina (hipotetički, moguće je ne kupiti ništa), ali su mu zato obavezujuće maksimalne količine (nije moguće kupiti više), kao i period trajanja.

Kao i ugovor, svaki okvirni sporazum je specifičan i odnosi se na konkretni predmet nabavke i u njega se unose elementi iz konkretne tenderske dokumentacije provedenog postupka. Važno je napomenuti da se okvirni sporazum u principu po svojoj formi ne razlikuje mnogo od ugovora, odnosno u njega se unose svi neophodni elementi iz tenderske dokumentacije i ponude/ponuda najpovoljnijeg/ih ponuđača. Jedina razliku u odnosu na ugovor jeste što se u okvirnom sporazumu naznačava njegova priroda, odnosno da količine/obim okvirnog sporazuma ne moraju da se ispoštuju u potpunosti ukoliko ugovorni organ ne bude imao potrebu za istim, ali ako bude imao potrebu da je dužan nabavljati od izabranog/ih dobavljača.

S tim u vezi napominjemo da je članom 4. stav (4) Uputstva za pripremu modela tenderske dokumentacije i ponuda („Službeni glasnik BiH“, br. 90/14 i 20/15) propisano da stvarna nabavljena količina na osnovu zaključenog okvirnog sporazuma može biti jednaka ili manja od predviđene okvirne količine.

Međutim, u stavu (3) istog člana Zakona propisano je da stvarna nabavljena količina na osnovu zaključenog ugovora o javnoj nabavci i ugovora zaključenog na osnovu okvirnog sporazuma ne može biti manja ili veća od ugovorene količine.

Drugim riječima, maksimalna količina koja je navedena u okvirnom sporazumu može ali ne mora biti jednaka stvarnoj nabavljenoj količini nego može biti i manja, ali ni u kom slučaju veća. Međutim, kod zaključivanja pojedinačnog ugovora na osnovu okvirnog sporazuma količina mora biti ispoštovana kao o i kod „standardnog“ ugovora, dakle u potpunosti.