METODOLOGIJA ZA PRIPREMANJE OBUKA
U OBLASTI JAVNIH NABAVA

Uvod
 
Aktivnosti na planu provođenja obuke u oblasti javnih nabava započete su tijekom Projekta tehničke pomoći - faza II i trajale su do okončanja Projekta, u veljači 2007. godine. Prestankom rada Projekta, Agencija za javne nabave, kao nadležna institucija, pripremila je plan obuka u oblasti javnih nabava, koji se temelji na izgradnji dugoročnog sustava obuke i koji će biti usklađen sa drugim aktivnostima vezanim za sustav obuke u oblasti javnih nabava.
 
U skladu sa ukupnom reformom sustava javnih nabava, koji se realizira u Bosni i Hercegovini, prioritet je obuka kadrova koji provode postupke javnih nabava, te provođenje aktivnosti koje će ići ka sticanju osnovnih znanja, kao i stvaranje pretpostavki za daljnju nadogradnju znanja u oblasti javnih nabava . Kao osnovna pretpostavka za provođenje obuke u oblasti javnih nabava je izrada programa obuke, odnosno modula, koji će biti univerzalni za sve predavače, i na osnovu kojih registrirani predavači će provoditi obuke za ugovorna tijela i dobavljače.
 
Metodologija za pripremanje obuke u oblasti javnih nabava će na temelju međunarodnih standarda u ovoj oblasti, omogućiti stjecanje znanja, vještina i sposobnosti u oblasti javnih nabava, kroz seminare, radionice, okrugle stolove, druge oblike za stjecanje stručnih znanja. Agencija za javne nabave je nadležna da u suradnji sa registriranim predavačima pripremi set materijala koji će činiti program obuke i koji će biti dužni koristiti svi registrirani predavači tijekom izvođenja obuka.
 
Za programe obuke koju će izvoditi registrirani predavači za predstavnike ugovornih tijela i dobavljača, u cilju obuke zaposlenih na poslovima javnih nabava, za kvalitetniji rad i poboljšanje konkurentnosti na globalnom tržištu. Za ovu vrstu obuka nije predviđeno posebno priznanje kvalificiranosti za poslove u oblasti javnih nabava, već ovaj vid obuka predstavlja jedan od oblika kontinuiranih obuka zaposlenih koji rade na poslovima javnih nabava.
 
U osmišljavanju, pripremi i realizaciji programa obuke u oblasti javnih nabava neophodno je sudjelovanje i institucija koje su nadležne za obuku u Bosni i Hercegovini. Naime, Agencije za državnu službu svih razina vlasti su ovlaštene za poslove obuka, u smislu organiziranja i odabira ciljne grupe, kao i osiguranja prostora te financiranje predavača koji će izvoditi obuku za predstavnike ugovornih tijela. Vanjsko-trgovinska komora, te udruženja poslodavaca su institucije koje prate obrazovanje i edukaciju poslovnog sektora, te uz podršku ovih institucija, može se realizirati obuka za poslovnu zajednicu. Na ovaj način proces obuke u oblasti javnih nabava je zajednička odgovornost svih i institucija nadležnih za obuke, kao i ciljnih grupa kojim se obuke trebaju držati.
 
Programi obuke moraju biti usklađeni sa standardima znanja i vještina u zemljama Europske unije i Bosne i Hercegovine. Vrijeme trajanja obuke, te način prenošenja znanja u oblasti javnih nabava treba osigurati na što fleksibilniji način i uskladiti sa modernim, kvalitetnim i razvojno usmjerenim trendovima. Duljina obuke zavist će od niza čimbenika, među kojim je kao jedan od bitnih početno predznanje polaznika obuke.
 
Program obuke se može koncipirati na više načina, ali je za svaki od načina potrebno utvrditi da li su osnovne pretpostavke ispunjene za primjenu jednog od programa. Naime, u pripremi obuke, bitno je da potencijalni učesnici obuke popune tzv; "ulazni obrazac" i daju odgovore na određeni set pitanja, kako bi se predavač na temelju analiziranih odgovora pripremio da održi obuku, koja je adekvatna početnim predznanjima grupe polaznika obuke. Nakon održane obuke, predavač je dužan kao završni zadatak dati jedan od zadataka koje će riješiti polaznici grupe, kakao bi provjerio nivo usvojenih znanja tokom obuke. Takvu evaluaciju sa izvještajem će dostaviti Agenciji za javne nabave.
 
Ovaj dokument treba da pruži neophodne smjernice za rad registriranih predavača i da ukaže na faze kroz koje treba proći predavač prilikom pripreme različitih programa obuke. Dokument sadrži dva priloga i to:
 
- Osnovne smjernice - struktura izgleda Programa obuke u oblasti javnih nabava;
- Uputa za izvođenje programa obuke za registrirane predavače.
 
I – Osnovne smjernice i struktura izgleda Programa obuke u oblasti javnih nabava
 
A – Osnovne smjernice
 
Za oblikovanje programa obuke u oblasti javnih nabava nužno je definirati osnovne smjernice, odnosno strukturu programa obuke i to na način da svaki zainteresirani subjekt može na jasan i transparentan način utvrditi:
 
1) Ciljne skupine za koje se priprema obuka,
2) Što se dobija kroz obuku,
3) Na koji način se prenose znanja tijekom obuke,
4) Kako se prijavljuje za obuku,
5) Ostale informacije i detalje vezano za obuku.
 
1) Ciljne skupine za koje se priprema obuka
 
Formiranje ciljnih grupa je u nadležnosti institucija za obuku, dakle Agencija za državnu službu, koje formiraju grupe od zaposlenih u ugovornim tijelima, a koji rade na poslovima javnih nabava i to prema stupnju stručnih znanja kao i srodnosti djelatnosti kojom se bavi ugovorno tijelo. Institucija koja je nadležna za organiziranje obuke je dužna da prilikom formiranja grupa za obuke prati kriterije na osnovu kojih se formiraju grupe za obuke, a koji najmanje trebaju uključiti slijedeće kriterije:
 
- Isti ili sličan nivo osnovnih predznanja,
- Srodnost djelatnosti institucija iz kojih su predstavnici grupe,
 
2) Što se dobija kroz obuku
 
Kroz obuku se prenosi znanje u oblasti javnih nabava na način koji je najprimjereniji ciljnoj grupi, i koji je usko povezan sa djelatnostima institucija iz kojih dolaze predstavnici ciljne grupe. Nakon okončane obuke, polaznici obuke bi trebali imati usvojena znanja prema razini obuke koji su prošli, a što se potvrđuje završnim testom.
 
3) Način prenošenja znanja tijekom obuke
 
Informacije koje dobije predavač nakon formiranja ciljne grupe kojoj će se održati obuka, treba pripremiti obuku koja je primjerena ciljnoj grupi. Obuka treba sastojati od tema koje za predmet imaju sticanje znanja u pogledu primjene Zakona o javnim nabavama BiH, a svaka od tema bi trebala biti urađena kao dio programa obuke sa tono utvrđenim dijelovima:
 
- Izlaganje (predavanje),
- Praktičan primjer,
- Zadatak za grupu,
- Analiza urađenog zadatka,
- Praksa / povratne informacije sa terena,
- Smjernice kao pomoć u daljnjem radu,
- Završni zadatak.
 
Navedena procedura određuje sadržaj i okvirno trajanje programa obuke, odnosno treba se jasno naznačiti koliko vremena bi trebalo provoditi na svakom od naprijed definiranih segmenata obuke.
 
4) Kako se prijavljuje za obuku
 
Nakon što nadležne institucije upute poziv svim institucijama, kako bi snimili stanje potreba za obukom, preliminarni raspored obuka će se usaglasiti sa Agencijom za javne nabave i postaviti na web stranici nadležne institucije i Agencije za javne nabave. Postavljanjem na web stranice, pozvat će se i oni zaposlenici za koje institucija nije dostavila prijavu, te će naknadno moći uputiti zahtjev za dopunu predstavnika za obuke u oblasti javnih nabava za tu instituciju. Pojedinačne prijave kategorija koje nisu zaposleni u institucijama koje su obuhvaćene obukom neće biti prihvaćene od strane nadležne institucije. Međutim takva kategorija će moći iskazati interes za obukom i bit će postavljena na dopunsku listu za obuke, gdje će Agencija za javne nabave, nakon popunjavanja te liste koordinirati aktivnosti vezane za održavanje obuke za tu kategoriju zainteresiranih.
 
5) Ostale informacije vezano za obuku
 
Sve dodatne informacije vezano za obuku pruža Odjeljenje za pravne poslove i poslove obuke Agencije za javne nabave kao i institucija koja je nadležna za obuku.
 
II – Priprema programa obuke
 
1) U okviru definiranja programa obuke potrebno je da se stvore osnovne pretpostavke i to:
 
- Prezentacija teorijskih znanja iz predmeta modula obuke,
- Praktičan primjer za svaki od teoretskih dijelova koji su definirani u modulima obuke,
- Priprema zadatka za grupu,
- Zajedno sa grupom analizira zadatak i da konačno rješenje zadatka,
- Pripremi prezentacija prakse, odnosno praktičnih primjera sa terena (sa dobrom i lošom praksom),
- Da se daju smjernice u smislu korištenja pomoćnih sredstava u daljnjem radu,
- Pripremi završni zadatak
 
Priprema programa obuke po naprijed definiranim komponentama je zahtjevan posao, koji treba biti objedinjen u cjelinu, uvezan i kao takav dostupan polaznicima obuke odmah na početku (izuzev završnog zadatka). Agencija za javne nabave je dužna osigurati predavačima materijale za obuku, a koje će predavači umnožiti i distribuirati polaznicima obuke odmah na početku obuke.
 
Preporuka je da program obuke bude koncipiran tako da se u prijepodnevnom dijelu obuke obradi teoretski dio, a da se za poslijepodnevni dio ostave praktični zadaci i primjeri dobre i loše prakse.
 
2) Završni zadatak
 
Završni zadatak treba da je usko povezan sa temom konkretne obuke, te prilikom definiranja završnog zadatka, predavač treba posebno obratiti pažnju na slijedeće elemente:
 
- Da na početku obuke obavjesti polaznike o izradi završnog zadatka,
- Da je zadatak usko povezan sa temom obuke,
- Da predavač pojasni polaznicima obuke šta se od njih traži da urade,
- Da stvori tehničke pretpostavke da polaznici mogu pristupiti rješavanju zadatka,
- Zadati standarde koje je neophodno da ispunjavaju polaznici (vrijeme za izradu zadatka, kvalitet),
- Da informira polaznike o terminu kada će biti objavljeni rezultati završnog zadatka.
 
Završni zadatak se treba sastojati od vježbi i pitanja koje predavači koriste za povezivanje teorije, praktičnih primjera i prakse. Pitanja moraju biti u pisanoj formi, s tim da mogu biti: grupna ili individualna, da/ne testovi, opcijski odgovori.
 
3) Verificiranje materijala za obuku
 
Kada se formira ciljna grupa za obuku i kada nadležna institucija odabere predavača, predavač je dužan dostaviti Agenciji za javne nabave pismenu obavijest da planira održati obuku, sukladno Pravilniku o registraciji i akreditaciji predavača u oblasti javnih nabava, kao i kompletan materijal, pripremljen sukladno elementima koji su dati u definiranju programa obuke, kao i završni zadatak. Tek nakon verifikacije od strane Agencije, predavač može održati predmetnu obuku.
 
III – Izvještavanje o održanoj obuci
 
Nakon održane obuke, predavač je dužan dostaviti popunjene Anekse I i II o održanoj obuci, kao i rezultate završnog zadatka, koji Agencija objavljuje na svoj web stranici.
 
B – Struktura izgleda programa obuke u oblasti javnih nabava
 
1) Naputak za predavače
 
Predavači realiziraju program obuke kroz slijedeće faze:
 
- Priprema za realizaciju programa obuke - određivanje materijala za obuku,
- Realizacija obuke.
 
Predavači, nakon što im Agencija za javne nabave verificira materijale za obuku, započinju obuku na mjestu iu vrijeme koje je za to predviđeno. U uvodnom dijelu predavači realiziraju:
 
- Svoje predstavljanje,
- Upoznavanje sa kandidatima,
- Upoznavanje sa osnovnim elementima obuke koju će izvesti, kao i načinom rada,
- Mišljenja i sugestije polaznika obuke,
- Pristupanje realizaciji obuke.
 
Ovaj uvodni dio ne bi trebao biti duži od 15 minuta.
 
Zatim predavač počinje sa teoretskim dijelom predavanja modula obuke koji je odabran za ciljnu grupu polaznika. Institucija koja organizira obuku je dužna obezbjediti tehnička sredstva za realizaciju obuke.
 
Teoretski dio obuke se izvodi na jedan od slijedećih načina:
 
- Power Point prezentacija,
- Flip Cart,
- Drugo prikladno sredstvo za obuku.
 
Prilikom prezentacije teoretskog dijela obuke, koji ne treba trajati više od 30 minuta, predavač je dužan upoznati polaznike s definiranjem predmeta modula prema Direktivi EU i prema Zakonu o javnim nabavama BiH i podzakonskim aktima.
 
Nakon prezentacije teoretskog dijela obuke, predavač daje praktičan primjer implementacije teoretskog dijela obuke (napr. ako je predmet modula zapisnik sa otvaranja ponuda, predavač praktično predstavi način i tok otvaranja ponuda, kao i izradu zapisnika sa otvaranja ponuda). Prezentacija praktičnog dijela se može izvoditi uz pomoć:
 
- Power point prezentacije,
- Laptopa, gdje predavač direktno sačinjava zapisnik sa otvaranja ponuda, a polaznici prate ovaj dio putem projektora,
- Flip charta,
- Na tabli gdje predavač putem flomastera, prezentira praktični dio ovog modula.
 
Zatim podijeli polaznike u grupe i podijeli im zadatke koje polaznici treba da riješe u periodu od 15-30 minuta, u ovisnosti od složenosti zadatka. Predavač može svim grupama podijeliti isti zadatak, ili za svaku grupu pripremiti poseban zadatak. Nakon što protekne predviđeno vrijeme za rješavanje zadatka, predavač poziva predstavnika grupe, jednog po jednog da na tabli daju rješenje zadatka. Ponuđeno rješenje predavač komentariše sa svim polaznicima obuke, inicira ih da daju svoja mišljenja, svoja viđenja tog zadatka. I tako za svaku grupu. Ovaj dio obuke nosi više vremena, ali daje mogućnost polaznicima obuke da daju svoje mišljenje, a samim tim i poznavanje materije koja je predmet modula.
 
Nakon analize praktičnog zadatka, predavač iznosi primjere dobre i loše prakse u svezi sa konkretnim praktičnim zadatkon, ne ograničavajući se pri tome samo na Bosnu i Hercegovinu. Vrlo je važno da predavač ima osnovna znanja i o zakonodavstvima u regiji, te će na taj način dati komparativni prikaz predmeta modula obuke. Potom će predavač ukazati na pomoćna sredstva koja polaznici obuke mogu koristiti u svom daljnjem radu, a koji su predstavljeni kao smjernice Agencije, preporuke Agencije, kao i vodiče kroz postupke javnih nabava međunarodnih institucija, u svrhu pojašnjenja, ali ne i njihove direktne primjene.
 
Na kraju predavač vrši podjelu završnog zadatka, te daje pojašnjenja i smjernice polaznicima obuke u vezi sa izradom završnog zadatka. Završni zadatak se radi unutar vremenskog okvira koji zada predavač, te je predavač dužan upoznati polaznike obuke da su obavezni poštivati zadati vremenski okvir, te ih uputiti na koji način će biti obavješteni o rezultatima završnog zadatka.