Konkurentski zahtjev za dostavu ponuda regulisan je članovima 87., 88. i 89. Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik BiH" br. 39/14) - u daljem tekstu: Zakon.

Prvi korak u provođenju konkurentskog zahtjeva, kao i svakog drugog postupka javne nabavke, jeste procjena vrijednosti nabavke. Ukoliko ugovorni organ utvrdi da se nabavka kreće u vrijednosnim okvirima propisanim za ovaj postupak, može donijeti odluku o pokretanju ove vrste postupka. Svakako da bi vrijednost nabavke trebala biti procjenjena već u planu nabavki, ali ugovorni organ će i neposredno prije pokretanja postupka ponovo izvršiti procjenu vrijednosti nabavke.

Nakon toga, donosi se odluka, odnosno rješenje o imenovanju komisije, jer je za ovaj postupak obavezno imenovanje komisije.

Slijedeći korak jeste priprema tenderske dokumentacije, odnosno priprema konkurentskog zahtjeva za dostavu ponuda. Pri tome je ugovorni organ dužan slijediti Uputstvo za pripremu modela tenderske dokumentacije i ponuda („Službeni glasnik BiH“, br. 90/14 i 20/15).

Konkurentski zahtjev za dostavu ponuda obuhvata adekvatne i dovoljne informacije na osnovu kojih dobavljači mogu pripremiti svoje ponude na stvarno konkurentskom osnovu. Dakle u samom konkurenskom zahtjevu ugovorni organ uspostavlja svoje zahtjeve na osnovu kojih se utvrđuje da li je ponuda nekog ponuđača prihvatljiva ili ne. Veoma je značajno, kao i u svakom postupku javne nabavke, da ugovorni organ precizno, detaljno i jasno utvrdi sve svoje zahtjeve i elemente budućeg ugovora, kako bi ponuđači mogli na iste adekvatno odgovoriti.

Samo ponude koje ispunjavaju sve zahtjeve postavljene u konkurentskom zahtjevu smatraju se prihvatljivim ponudama, i između njih se bira najpovoljnija ponuda u skladu sa kriterijima utvrđenim konkurentskim zahtjevom za dostavu ponuda.

Nakon što ugovorni organ objavi tendersku dokumentaciju u sistemu E-nabavke, upućuje poziv za preuzimanje tenderske dokumentacije u sistemu E-nabavke, koji odgovara zahtjevu za dostavu ponuda iz čl.88. st.(1) Zakona. Poziv sadrži minimalno podatke o: ugovornom organu, broj obavještenja i datum slanja obavještenja na objavu.Slanje konkurentskog zahtjeva na najmanje tri adrese se vrši (najranije) isti dan kada se obavještenje o nabavci pošalje na objavu.

Zakon nije propisao koje dokumente (uslove za učešće) je ugovorni organ obavezan zahtijevati kako bi utvrdio kvalifikovanost učesnika u postupku konkurentskog zahtjeva. Dakle, prema Zakonu nije obavezno zahtijevati niti jedan dokument u pogledu kvalifikacije ponuđača. Ipak, neophodno je da se na određeni način osigura ozbiljnost učesnika u ovom postupku, kao i njihova sposobnost da, u slučaju izbora, kvalitetno realizuju ugovor, te je stoga preporuka da se određeni dokazi o kvalifikovanosti zahtijevaju i u ovom postupku.

Svakako, ''broj'' dokumenata koja ugovorni organ zahtijeva iz članova 45.-51. Zakona treba da bude adekvatan vrijednosti, složenosti i drugim zahtjevima predmeta nabavke.

U svakom slučaju, postavljanjem kvalifikacionih kriterija u konkurentskom zahtjevu, naravno srazmjerno vrijednosti i složenosti predmeta nabavke, ugovorni organ se na određeni način štiti od eventualne neozbiljnosti ponuđača, koji će u tom slučaju imati interes za dostavljanje ponude i prikupljanje tražene dokumentacije samo ukoliko su zaista zainteresovani za konkretni ugovor.

Ugovorni organ za ovaj postupak obavezno predviđa javno otvaranje ponuda. Javno otvaranje ponuda se provodi na isti način kao i kod drugih postupaka.

Kao i u ostalim postupcima javne nabavke, dodjela ugovora kod konkurentskog zahtjeva za dostavu ponuda zasniva se na kriteriju dodjele ugovora utvrđenom u tenderskoj dokumentaciji, odnosno konkurentskom zahtjevu. Kriteriji mogu biti: najniža cijena ili ekonomski najpovoljnija ponuda. Ukoliko se ugovorni organ opredijeli za primjenu kriterija ekonomski najpovoljnije ponude, dužan je u konkurentskom zahtjevu navesti sve podkriterije u okviru kriterija ekonomski najpovoljnije ponude, kao i njihov relativni značaj, te obrazložiti metodologiju bodovanja svakog podkriterija.

Ponuđači mogu ponuditi samo jednu cijenu i ista se ne može mijenjati, kao što se ni ostali elementi ponude ne mogu mijenjati poslije isteka roka za prijem ponuda. Ipak, ukoliko ugovorni organ predvidi mogućnost promjene cijene, u skladu sa članom 72. stav (5) Zakona, potrebno je da u konkurentskom zahtjevu utvrdi metodologiju dokazivanja da je na tržištu došlo do povećanja ili smanjenja cijena konkretnog predmeta nabavke. Napominjemo da zabrana mijenjanja cijene važi apsolutno za vrijeme evaluacije ponuda, odnosno u toku postupka javne nabavke.Dakle, u konkurentskom zahtjevu za dostavu ponuda nije dozvoljeno pregovaranje ni o jednom aspektu budućeg ugovora, pa tako ni o cijeni.

Međutim, u vrijeme ralizacije ugovora moguće je mijenjati cijenu ako se to već ranije predvidjelo u tenderskoj dokumentaciji, odnosno u konkurentskom zahtjevu za dostavu ponuda, u skladu s naprijed navedenom odredbom Zakona. Ovde naglašavamo da se cijena u pravilu ne mijenja, ali mogućnost promjene postoji samo izuzetno, kod specifičnih roba, usluga ili radova čija cijena se često mijenja na tržištu i ne pružanje mogućnosti izmjene cijene bi dovelo do nemogućnosti realizacije ugovora (npr. nabavka goriva).

Za zaključenje ugovora u postupku konkurentskog zahtjeva dovoljna je jedna prihvatljiva ponuda. Jedna ponuda je dovoljna i za zaključenje okvirnog sporazuma sa jednim dobavljačem. Ako ugovorni organ nakon provođenja konkurentskog zahtjeva za dostavu ponuda namjerava zaključiti okvirni sporazum sa više dobavljača potrebno je da ima 3 prihvatljive ponude, ili izuzetno manje od tri prihvatljive ponude (dvije) u slučaju ponavljanja postupka zbog nedovoljnog broja primljenih ponuda u prvom postupku.

Rok za dodjelu ugovora u postupku konkurentskog zahtjeva je deset dana od dana okončanja postupka javne nabavke, odnosno od dana kada su učesnici u konkurentskom zahtjevu koji su dostavili blagovremene ponude obavješteni o rezultatima postupka, odnosno od kada im je dostavljena odluka o izboru najpovoljnijeg ponuđača.