Svako ugovorno tijelo u Bosni i Hercegovini je, prema članku 13. Zakona o javnim nabavama, obavezno donijeti interni pravilnik kojim se uređuje organizacija i efikasno vršenje nabavne funkcije. Svrha ovog akta je precizno definiranje:

• Načina cirkulisanja dokumentacije.
• Konkretnih zaduženja službenika i administrativnog osoblja.
• Rokova za postupanje te načina imenovanja i rotacije članova komisija.

Prilikom donošenja pravilnika, ugovorno tijelo vodi računa o vrsti poslova koje obavlja, organizaciji, veličini, kadrovskim kapacitetima, eventualnoj decentralizovanosti i područnim jedinicama i svim drugim relevantnim pitanjima.

Dakle, u cilju ostvarivanja nabavne funkcije ugovornog tijela, organizacioni aspekt javnih nabava, sa komisijom za javne nabave, treba da se definira internim aktom ugovornog tijela, gdje će se, uz poštivanje odredbi Zakona i podzakonskih akata u oblasti javnih nabava, definirati cjelokupan proces javnih nabava i hodogram aktivnosti unutar ugovornog tijela. 

Interni akt treba obuhvatiti i hodogram aktivnosti vezan za prethodnu provjeru tržišta (članak 14a. Zakona). Ključni elementi ove faze su:

• Mogućnost traženja savjeta od nezavisnih stručnjaka ili sudionika na tržištu, uz uvjet da se ne narušava konkurencija i principi transparentnosti.
• Obaveza sačinjavanja pisane zabilješke o svim poduzetim radnjama koja se odlaže u predmet spisa

"Prilikom izrade internog akta neophodno je pridržavati se metodoloških uputstava i standarda koje je definirala Agencija za javne nabave. U tom smislu, upućujemo vas da se primarno vodite zvaničnim dokumentom pod nazivom 'Smjernice za pripremu internog pravilnika kojim se propisuje i uređuje organizaciju i efikasno vršenje nabavne funkcije unutar ugovornog tijela'".