Članak 2. stavak (1) točka n) Zakona o javnim nabavama (u daljnjem tekstu: Zakon) definira okvirni sporazum kao sporazum između jednog ili više ugovornih tijela i jednog ili više dobavljača, zaključen u pisanom obliku, kojim se definiraju uvjeti pod kojim se mogu dodijeliti ugovori tijekom određenog razdoblja, u skladu sa predviđenom cijenom i, gdje je moguće, predviđenim količinama.

Dakle, okvirni sporazum podrazumijeva pisani sporazum ograničenog trajanja između jednog ili više ugovornih tijela i jednog ili više dobavljača, a njegova svrha je utvrđivanje okvira za ugovore koji će se dodjeljivati u određenom razdoblju u pogledu cijene, a kada je to primjereno, i u pogledu predviđenog opsega ili količine. Okvirni sporazum nije postupak javne nabave, već način nabave, odnosno nabavna tehnika.

Kada je u pitanju okvirni sporazum bitno je naglasiti da je isti ograničen određenim parametrima, a to su vrijednost, okvirna maksimalna količina i vrijeme (razdoblje trajanja). Navedeni parametri su „okviri“ po čemu je okvirni sporazum i dobio naziv kao takav. Prvi okvir koji se potroši smatra se da je potrošen i okvirni sporazum. Npr. količina je potrošena prije nego što je okvirni sporazum vremenski istekao, te se okvirni sporazum smatra potrošenim. Također, okvirni sporazum se smatra potrošenim i u slučaju da je vremenski istekao, bez obzira što količina i/ili vrijednost nisu iskorišteni. Ukoliko je ugovorno tijelo i dalje potrebno ono što je bilo predmetom potrošenog okvirnog sporazuma, dužno je pravodobno provesti odgovarajući postupak.

Prema tome, okvirni sporazum ne dozvoljava prekoračenje predviđenih „okvira“, jer bi u suprotnom okvirni sporazum izgubio svoju svrhu. Naime, okvirni sporazum se zaključuje na osnovu ponuđene cijene i drugih uslova iz tenderske dokumentacije i najuspješnije ponude, te se isto mora poštovati i prilikom realizacije okvirnog sporazuma. Ovo je posljedica ukupnog aranžmana sustava javne nabave koji se zasniva na aktivnoj i pravičnoj konkurenciji, jednakom tretmanu i naravno transparentnosti. 

Kada provodi postupak javne nabave s namjerom zaključivanja okvirnog sporazuma tada je ugovorno tijelo obvezno u tenderskoj dokumentaciji (i obavijesti o nabavi) navesti podatak o razdoblju trajanja okvirnog sporazuma. 

Ukoliko je ugovorno tijelo tijekom trajanja okvirnog sporazuma ugovorilo, odnosno nabavio robu, usluge ili radove u količini/vrijednosti manjoj od onoga što je predviđeno okvirnim sporazumom, tada u razdoblju trajanja, odnosno važenja okvirnog sporazuma, pod uvjetima određenima okvirnim sporazumom, može sklopiti pojedinačni ugovor o javnoj nabavi čije je izvršenje duže od razdoblja trajanja samog okvirnog sporazuma, s tim da i taj ugovor, zajedno sa prethodnim ugovorima, ukupno ne smije prijeći količinu/vrijednost iz okvirnog sporazuma.
 
Dakle, ugovori koji su zasnovani na okvirnom sporazumu mogu se zaključiti isključivo prije isteka roka na koji je zaključen okvirni sporazum, ali trajanje takvih pojedinačnih ugovora ne mora se podudarati sa trajanjem tog okvirnog sporazuma, već njihovo trajanje, odnosno realizacija može biti i duža od razdoblja trajanja okvirnog sporazuma. 
Međutim, takvo nešto je dozvoljeno samo pod uvjetima određenim okvirnim sporazumom. Npr. okvirnim sporazumom je definirano da je rok isporuke robe, pružanja usluge ili izvođenja radova mjesec dana od dana zaključenja pojedinačnog ugovora. U tom slučaju nema smetnji da se za vrijeme trajanja okvirnog sporazuma zaključi pojedinačni ugovor npr. zadnji dan trajanja okvirnog sporazuma gdje bi pojedinačni ugovor imao realizaciju od mjesec dana. U suprotnom, proizvoljno određivanje trajanja pojedinačnog ugovora nije dozvoljeno.

Npr. zbog karaktera okvirnog sporazuma često se dešava da se ne potroši količina/vrijednost okvirnog sporazuma u razdoblju trajanja. Zaključivanje pojedinačnog ugovora u razdoblju trajanja okvirnog sporazuma gdje bi se pojedinačni ugovor zaključio s razdobljem trajanja od npr. još jedne godine nakon isteka razdoblja trajanja okvirnog sporazuma (ili na iznos neutrošenih sredstava), nije dozvoljeno, jer bi to bilo proizvoljno i ne bi bilo u skladu sa definiranim uvjetima u zaključenom okvirnom sporazumu (niti takvo nešto može biti definirano u okvirnom sporazumu). Kada bi to bilo dozvoljeno, onda bi se zaključio samo jedan okvirni sporazum na veću vrijednost i beskonačno zaključivali pojedinačni ugovori dok se ta vrijednost ne potroši. Sustav javne nabave bi na taj način bio obesmišljen.