Člankom 5. Uputstva o uspostavi i vođenju sustava kvalifikacije ("Službeni glasnik BiH" broj 96/14) definiran  je upis u sustav kvalifikacije:

Prilikom uspostave i vođenja sustava kvalifikacije sektorsko ugovorno tijelo poduzima slijedeće: 

a) donosi odluku o uspostavi i vođenju sustava kvalifikacije;
b) priprema dokumentaciju koja se odnosi na sustav kvalifikacije; 
c) objavljuje obavijest o uspostavi sustava kvalifikacije; 
d) dostavlja zainteresiranim kandidatima dokumentaciju koja se odnosi na sustav kvalifikacije; 
e) obavještava kandidata u pisanom obliku o odluci koju je donio o kvalifikaciji kandidata; 
f) formira i vodi listu kandidata koje poziva na sudjelovanje u postupku javne nabave kada ima potrebu za robama, uslugama ili radovima koji su predmet sustava kvalifikacije; 
g) ažurira listu kandidata tijekom razdoblja trajanja sustava kvalifikacije na način da dodaje kandidate koji su se u međuvremenu kvalificirali, odnosno da briše kandidate koji su u međuvremenu izgubili kvalifikaciju.

Napominjemo da člankom 9. definiran  je upis u sustav kvalifikacije, i to: 

"(1) Zahtjev za sudjelovanje u sustavu kvalifikacije može se podnijeti za sve vrijeme trajanja sustava kvalifikacije. 

(2) Sektorsko ugovorno tijelo ažurira listu kvalificiranih kandidata priznavanjem kvalifikacije svakom kandidatu koji je u međuvremenu podnio zahtjev i koji ispunjava kvalifikacijske kriterije.

(3) U slučaju nastupanja promjene osobne situacije kandidata u smislu članka 45. Zakona i sposobnosti obavljanja profesionalne djelatnosti u smislu članka 46. Zakona, kvalificirani kandidat je dužan o tome obavijestiti sektorsko ugovorno tijelo koje je uspostavilo sustav kvalifikacije u roku od 7 dana od dana nastupanja promjene.

Nadalje, članom 10.propisano je:

1) Sektorsko ugovorno tijelo može donijeti odluku o prestanku/osporavanju kvalifikacije samo ako: a) kandidat prestane ispunjavati kvalifikacijske kriterije iz čl. 45. i 46. Zakona; b) kandidat prestane ispunjavati kvalifikacijske kriterije iz čl. 47. do 52. Zakona; c) utvrdi da je kandidat dostavio pogrešne informacije o ispunjavanju kvalifikacijskih kriterija.

Sukladno članku 2. stavku (1) točki c) Zakona o javnim nabavama, gospodarski subjekt je pravna ili fizička osoba ili grupa takvih osoba koji na tržištu nude robu, usluge i/ili radove, a registrirani su za obavljanje predmetne djelatnosti te mogu sudjelovati u postupku javne nabave.

U istom članku, podtočki 3), kao gospodarski subjekt definira se i grupa kandidata/ponuditelja (dva ili više kandidata/ponuditelja) koji su dostavili zahtjev za sudjelovanje ili zajedničku ponudu. 

U skladu sa navedenim dostavljamo vam i izjašnjenje sektora informatičkih tehnologija po pitanju navedenog upita kako sljedi:

"Probali smo testirati navode iz dopisa na test platformi informacijskog sustava e-Nabave i ustanovili sljedeće:

Kada se objavi obavijest o uspostavljanju sustava kvalifikacije u istom postoji dugme "Ponuditelji" gdje se ustvari i pravi lista kvalificiranih ponuditelja u razdoblju trajanja sustava kvalifikacije. Ova lista se može ažurirati na način da se u istu dodaju novi ponuditelji, odnosno brišu ranije dodani ponuditelji i ovo sustav e-Nabave dozvoljava.

Ako sada npr. nakon objave obavijesti o uspostavljanju sustava kvalifikacije ugovorno tijelo u listu kvalificiranih ponuditelja doda npr. Ponuditelj_1 i Ponuditelj_2, kada iz sustava kvalifikacije kreira postupak javne nabave, sustav će u kreirani postupak javne nabave na dugmetu "Ponuditelji" povući listu kvalifikovanih ponuditelja iz sustavu kvalifikacije, u konkretnom slučaju Ponuditelj_1 i Ponuditelj_2. Na ovom mjestu sustav ne dozvoljava brisanje kvalificiranih ponuditelja, jer su ti ponuditelji dodani na dugmetu "Ponuditelji" u sustavu kvalifikacije, te kako smo ranije rekli isti se mogu ažurirati samo na tom mjestu.

Ako se sada nakon kreiranja postupka, ugovorno tijelo vrati na dugme "Ponuditelj" u sustavu kvalifikacije, i zatim obriše ponuditelje Ponuditelj_1 i Ponuditelj_2, te kreira grupu ponuditelja  sa ponditeljima  Ponuditelj_1 i Ponuditelj_2, sustav e-Nabave će to dozvoliti, te će na kreiranom postupku javne nabave povući novo stanje (novu listu kvalifikovanih ponuditelja), u konkretnom slučaju Grupa ponuditelja sa ponuditeljima Ponuditelj_1 i Ponuditelj_2. U ovom trenutku sustav dozvoljava daljnje kretanje kroz kreirani postupak nabave u smislu prelaska u narednu fazu postupka i postavljanje tenderske dokumentacije.

Moramo naglasiti da bi bilo mnogo lakše kada bi ugovorno tijelo poslao broj o uspostavljanju sustava kvalifikacije, te broj kreiranog postupka iz sustava kvalifikacije, kako bi se napravile provjere na konkretnom primjeru. Pogotovo jer ugovorno tijelo u jednom dijelu dopisa navodi: "U periodu trajanja sustava kvalifikacije, a prije pokretanja postupka nabave,.....". 

Prema ovom navodu čini se da ugovorno tijelo uopće nije kreirao postupak javne nabave, a to nam je nejasno, jer navodi i da mu sustav ne dozvoljava brisanje ponuditelja. Međutim kako smo provjerili na testu sustav ne dozvoljava brisanje ponuditelja na kreiranom postupku, jer se tu nije ni pravila lista kvalificiranih ponuditelja za taj sustav kvalifikacije."

Ovo  gore navedeno vrijedi sve dok se u prvom kreiranom postupku iz sustava kvalifikacije ne postavi tenderska dokumentacija za daljnju fazu postupka. Kada se to uradi, sustav ne dozvoljava brisanje kvalificiranih ponuditelja iz liste na sustavu kvalifikacije. Isto tako sustav ne dozvoljava kreiranje grupe ponuditelja sa ponuditeljima koji su već odabrani na listi kvalificiranih ponuditelja.