Člankom 110. Zakona o javnim nabavama (u daljem tekstu: Zakon) propisano je da pravodobna, dopuštena, od ovlaštene osobe i osobe koja ima aktivnu legitimaciju izjavljena žalba odgađa nastavak postupka javne nabave, zaključenje i/ili izvršenje ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma do donošenja odluke Ureda za razmatranje žalbi Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: URŽ).

Shodno navedenom, svaka izjavljena žalba djeluje suspenzivno, odgađa nastavak postupka javne nabave, uključujući i zaključenje planiranog ugovora o nabavi, odnosno okvirnog sporazuma, dok URŽ ne odluči po žalbi.

Nadalje, člankom 3. Zakona određena je svrha i predmet Zakona, odnosno opći principi sustava javnih nabava u cilju najefikasnijeg korištenja javnih sredstava s obzirom, na svrhu i predmet javne nabave uz osiguranje pravične i aktivne konkurencije među potencijalnim dobavljačima i ostvarivanje jednakog tretmana, nediskriminacije i transparentnosti. Zakonom su definirani postupci javne nabave i uvjeti za njihovu primjenu, gdje konačnu odluku o primjeni određenog postupka donosi ugovorno tijelo u ovisnosti od ispunjenosti uvjeta definiranih Zakonom.

Smatramo za važnim istaknuti da ugovorno tijelo u postupku nabave ima proaktivnu ulogu, samostalno provodi postupak i snosi odgovornost provedenog postupka, odnosno donesenih odluka. To podrazumijeva da ugovorno tijelo treba poduzeti sve radnje u skladu sa općim principima javnih nabava definiranih u članku 3. Zakona, kako bi osigurao dodjelu ugovora.

Dakle, nakon što ugovorna tijela provedu postupak javne nabave, izabere najboljeg ponuditelja te dodijeli ugovor, obavezan je pratiti realizaciju tog ugovora, te prije isteka ugovora, u slučaju postojanja potrebe za istim predmetom nabave, blagovremeno pokrenuti odgovarajući postupak javne nabave.

Naime, postupku javne nabave prethodi adekvatno i realno planiranje. Planiranje se vrši, između ostalog, na osnovu potrošnje prethodnih godina, naravno uzimajući u obzir planirano povećanje (ili smanjenje) aktivnosti ugovornog tijela u godini za koju se vrši planiranje, zatim povećanje (ili smanjenje) broja zaposlenih, i sl. Neadekvatno planiranje ne može biti izgovor za potrošnju više sredstava ili količina nego što je to bilo predviđeno ugovorom. 

Pored toga, planiranje podrazumijeva i blagovremeno pokretanje postupka javne nabave. Naime, postupak je potrebno provesti na vrijeme, odnosno još dok postojeći ugovor za isti predmet nabave nije u potpunosti realiziran. Novi ugovor bi se zaključio nakon realizacije postojećeg. Blagovremeno pokretanje postupka podrazumijeva da ugovorno tijelo uzme u obzir razdoblje potrebno da se postupak provede i dodijeli ugovor, odnosno da uzme u obzir rokove za prijem ponuda, vrijeme potrebno za pregled i ocjenu ponuda, donošenje odluke, te za obavijest sudionika u postupku o rezultatima postupka, kao i rok za podnošenje žalbe, zatim vrijeme potrebno za donošenje odluke po žalbi, itd.

Nadalje, u pogledu pokretanja bilo kojeg postupka javne nabave, a da ranije pokrenuti postupak za isti predmet nabave nije okončan, točnije obustavljen je do donošenja odluke po žalbi, ovisi od toga da li će žalba u konkretnom slučaju biti odbačena, usvojena ili odbijena. Pokretanje novog postupka prije donošenja rješenja URŽ dovodi do situacije da ugovorno tijelo ima dva postupka javne nabave za isti predmet nabave, sa istim količinama (obimom) što u konačnici može imati za posljedicu zaključenje dva ugovora za isti predmet nabave, „preklapanje“ odnosno višak količina i sl., za čim ugovorno tijelo, naravno, nema potrebu. Isto tako, otvara se mogućnost za nove žalbe, upravo iz razloga što ranije pokrenuti postupak za isti predmet nabave nije okončan.

Također, člankom 111. stavak (1) točka e) Zakona propisano je da u postupku pravne zaštite URŽ može odlučiti o zahtjevu ugovornog tijela za nastavak postupka javne nabave u bilo kojem trenutku nakon prijema žalbe, a do donošenja odluke URŽ-a, po ispunjenju uvjeta u smislu da odluka o obustavi postupka ne prouzrokuje nesrazmjernu štetu na račun javnog interesa. Zahtjev ugovornog tijela za nastavak postupka mora biti obrazložen, a teret dokazivanja o postojanju okolnosti za nastavak postupka je na ugovornom tijelu. URŽ će donijeti odluku po zahtjevu za nastavak postupka javne nabave u roku od pet dana od dana dostavljanja dokumentacije po žalbi od strane ugovornog tijela, odnosno podnošenja zahtjeva, ako je zahtjev dostavljen nakon što je ugovorno tijelo dostavilo žalbu s dokumentacijom.