Članak 2. stavak (1) tačka n) Zakona o javnim nabavama (u daljem tekstu: Zakon) definira okvirni sporazum kao sporazum između jednog ili više ugovornih tijela i jednog ili više dobavljača, zaključen u pisanom obliku, kojim se definiraju uvjeti pod kojim se mogu dodjeliti ugovori tokom određenog razdoblja, u skladu sa predviđenom cijenom i, gdje je moguće, predviđenim količinama.

Nadalje, članak 32. Zakona detaljnije definira set pravila i korake u zaključenju okvirnog sporazuma, te posljedično i zaključenja pojedinačnih ugovora temeljenih na zaključenom okvirnom sporazumu.

Dakle, kada ugovorno tijelo u tenderskoj dokumentaciji predvidi zaključivanje okvirnog sporazuma, tada se i u obavijesti o nabavi opredjeljuje da li će isti biti zaključen sa jednim ili više ponuditelja. U ovisnosti od toga za koju se opciju opredijelilo, ugovorno tijelo će zaključiti okvirni sporazum kada bude imao dovoljan broj ponuda - jedna ponuda u slučaju kada je predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma sa jednim ponuditeljem, odnosno minimalno tri ponude (ili u drugom pokušaju dvije ponude) kada je predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma sa više ponuditelja.

Naglašavamo da su obavijesti u sustavu „povezane“, te da postoje određene validacije. U tom kontekstu, ako se u obavijesti o nabavi odabere opcija zaključenja okvirnog sporazuma sa više ponuditelja, tada u obavijesti o dodjeli broj ponuditelja sa kojim je zaključen okvirni sporazum ne može biti manji od 2 (dva). Vrijedi i suprotno, ako se u obavijesti o nabavi odabere opcija zaključenja okvirnog sporazuma sa jednim ponuditeljem, tada u obavijesti o dodjeli broj ponuditelja sa kojim je zaključen okvirni sporazum ne može biti veći od 1 (jedan).

Naime, sustav „E-nabave“ je razvijen u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima i svaka nemogućnost unosa obavijesti i/ili izvještaja može ukazivati na činjenicu da u postupku nabave nisu ispoštovane određene odredbe Zakona i podzakonskih akata.

U tom kontekstu ističemo da je člankom 32. stavak (4) Zakona određeno da se okvirni sporazum zaključuje s više ponuditelja za isti predmet nabave, te broj ponuditelja s kojima se zaključuje okvirni sporazum ne može biti manji od tri, pod uvjetom da postoji dovoljan broj ponuditelja. Okvirni sporazum može se zaključiti i s dva ponuditelja u slučaju ponavljanja postupka zbog nedovoljnog broja primljenih ponuda.

Prema tome, ukoliko je tenderskom dokumentacijom bilo predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma sa više ponuditelja, tada prijemom samo jedne prihvatljive ponude nisu ispunjeni zakonski uvjeti za zaključenje istog.

Naime, u slučaju nedovoljnog broja ponuda, ugovorno tijelo poništava postupak u skladu sa člankom 69. stavak (2) točka c) Zakona jer „nije dostavljen broj ponuda određen u članku 32. stavak (4) ovog zakona, ako je bilo predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma.“