U odnosu situaciju koja se tiču statusnih promjena ugovornog tijela, registracija podružnica te unutarnje reorganizacije ustanove, najprije ističemo da Agencija za javne nabave BiH nije nadležna tumačiti niti komentirati odluke nadležnih sudova o registraciji poslovnih subjekata, rješenja o brisanju iz sudskog registra, niti akte o osnivanju novih organizacijskih jedinica. Naime, pitanja sukcesije prava i obveza, kao i zakonitost statusnih promjena, spadaju u domenu gospodarskog i statusnog prava, te nisu predmet regulacije Zakona o javnim nabavama BiH (u daljnjem tekstu: Zakon). Shodno tome, Agencija se ne može očitovati o opravdanosti vaših internih odluka o reorganizaciji, već isključivo o njihovim posljedičnim efektima na već započete ili planirane postupke javnih nabava u okviru važećih zakonskih odredbi.

Što se tiče pitanja koje se na odnosi na mogućnosti otkazivanja postupka javne nabave, razlozi za poništenje postupka javne nabave utvrđeni su u članku 69. stavak (2) i (3) Zakona. S  tim u svezi ugovorno tijelo je obvezno poništiti postupak javne nabave u slučaju da:

a) nije dostavljena nijedna ponuda u određenom krajnjem roku;
b) nije dostavljen nijedan zahtjev za sudjelovanje u ograničenom postupku, u pregovaračkom postupku sa ili bez objave obavijesti ili u natjecateljskom dijalogu;
c) nije dostavljen broj ponuda određen u članku 32. stavak (4) ovog Zakona, ukoliko je bilo predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma;
d) nijedna od primljenih ponuda nije prihvatljiva;
e) cijene svih prihvatljivih ponuda su znatno veće od osiguranih sredstava za predmetnu nabavu;

Napominjemo, da sukladno stavku (3) članka 69. Zakona, ugovorno tijelo može otkazati postupak javne nabave samo zbog dokazivih razloga koji su izvan kontrole ugovornog tijela i koji se nisu mogli predvidjeti u vrijeme pokretanja postupka javne nabave.

Opća „klauzula egzoneracije“ za otkazivanje nalazi se u ovoj odredbi, i to za događaje koji se nisu mogli predvidjeti i koji su izvan kontrole ugovornog tijela.

Drugi dokazivi razlozi mogu prisiliti ugovorno tijelo da otkaže postupak dodjele ugovora prije nego što se zaključi ugovor ili okvirni sporazum. Bilo koji razlog za takvo otkazivanje mora biti:

1) Dokaziv (što znači da se javnosti može dati uvjerljivo objašnjenje),

2) Izvan kontrole ugovornog tijela, i

3) Da ga ugovorno tijelo nije moglo predvidjeti u vrijeme pokretanja postupka dodjele.
 
Slijedeće situacije koje nisu izravno istaknute u ovoj točki su primjeri opravdanja za otkazivanje postupka, kao npr.:

1) Prirodne katastrofe, zbog kojih izvršenje ugovora postaje beskorisno ili se značajno mijenjaju uvjeti projekta;

2) Slučajevi u kojima se ugovorno tijelo, greškom ili zabludom, suočava sa situacijom koja ugrožava svrhu javne nabave;

3) Situacije u kojima se ugovorno tijelo tijekom provođenja postupka susretne sa značajnim promjenama tržišnih uvjeta, pojavom novih inovativnih tehnologija itd., te bi u tom slučaju završetak postupka nabave zaključenjem ugovora predstavljao traćenje javnih sredstava;

4) Važne promjene u proračunu institucije koje su uzrokovane vanjskim faktorima;

5) Promjene u zakonu, kao što je npr. nametanje novih zahtjeva za zaštitu okoliša u svezi sa predmetom nabave koji se nabavlja.

Smatramo za bitnim pojasniti zašto Zakon u stavku (2) govori o poništenju, a u stavku (3) o otkazivanju postupka javne nabave. Dakle, zakon pravi razliku između termina „poništenje“ i „otkazivanje“.

Naime, kada govorimo o poništenju postupka sasvim je jasno iz stava (2) članka 69. Zakona da je isto moguće u situacijama koje ova odredba predviđa i to samo u točno određenoj fazi postupka. Dakle, ovo su situacije koje se dešavaju kada je postupak u fazi nakon isteka roka za prijam ponuda. Naime, postupak se ne može poništiti po osnovu ove odredbe ako rok za prijam ponuda nije istekao.

Međutim, nerijetko se može desiti da je postupak započet, a da se ta nabava ne može dovršiti iz različitih razloga i ovo „pokriva“ sve faze postupka. Može se desiti da je npr. danas objavljena obavijest o nabavi, a da je već sutra potrebno postupak prekinuti, što mora biti argumentirano obrazloženo i dokazivo. Dakle, postupak se u ovim situacijama ne poništava, već otkazuje. Naravno, postupak se može otkazati i ako je rok za prijam ponuda istekao (i ponude otvorene) što mora biti posebno argumentirano obrazloženo i dokazivo.
 
Dakle, iako je Zakonom jasno definirana razlika između termina „poništenje“ i „otkazivanje“ konačni rezultat je isti, a to je da neće doći do zaključenja ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma.

Slijedom toga, svako ugovorno tijelo dužno je samostalno procijeniti ispunjenost zakonskih uvjeta za eventualno otkazivanje postupka, vodeći računa o načelima zakonitosti, transparentnosti i učinkovitog korištenja javnih sredstava.

Nadalje, članak 53. stavak (6) Zakona koji regulira izmjene i dopune tenderske dokumentacije propisuje: 

„Ugovorno tijelo može izraditi izmjene i dopunite tenderske dokumentacije pod uvjetom da se one dostave zainteresiranim kandidatima/ponuditeljima istoga dana, a najkasnije pet dana prije isteka utvrđenog roka za primanje zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda. U slučaju da takve izmjene podrazumijevaju suštinsku promjenu predmeta nabave, ugovorno tijelo produljit će rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda ovisno o složenosti predmeta nabave. Rok za produljenje ne može biti kraći od sedam dana.“

Također, članak 72. Zakona koji regulira ugovore propisuje:

„(1) Ugovorno tijelo dostavlja na potpis izabranom ponuditelju prijedlog ugovora, i to nakon isteka roka od 15 dana računajući od dana kada su svi ponuditelji obaviješteni o izboru najpovoljnije ponude. Izabrani ponuditelj prihvaća prijedlog ugovora i zaključuje ugovor.

(2) Ugovor o javnoj nabavi zaključuje se sukladno zakonima o obveznim odnosima u Bosni i Hercegovini. Ugovori koji se dodjeljuju u otvorenom postupku, ograničenom postupku, pregovaračkom postupku s objavom ili bez objave obavijesti, natječaju za izradu idejnog rješenja ili natjecateljskom dijalogu, osim ugovora iz članka 21. stavka (1) točke d) ovoga Zakona, ne mogu se zaključiti u razdoblju od 15 dana od dana kada su ponuditelji obaviješteni o ishodu postupka nabave.

(3) Ugovorno tijelo dostavlja prijedlog ugovora onome ponuditelju čija je ponuda na rang-listi odmah iza ponude najuspješnijeg ponuditelja u slučaju da najuspješniji ponuditelj:

a) propusti dostaviti izvornike ili ovjerene preslike dokumentacije iz čl. 45. i 47. ovoga Zakona, ne starije od tri mjeseca od dana dostave ponude ili zahtjeva za sudjelovanje, u roku koji odredi ugovorno tijelo ili

b) propusti dostaviti dokumentaciju koja je bila uvjet za potpisivanje ugovora, a koju je bio dužan pribaviti sukladno propisima u Bosni i Hercegovini ili

c) u pisanom obliku odbije dodjelu ugovora ili

d) propusti dostaviti jamstvo za provedbu ugovora sukladno s uvjetima iz tenderske dokumentacije i u roku koji mu je odredilo ugovorno tijelo ili

e) propusti potpisati ugovor o nabavi u roku koji mu je odredilo ugovorno tijelo ili

f) odbije zaključiti ugovor pod uvjetima navedenim u tenderskoj dokumentaciji i ponudi koju je dostavio.

(4) Ako izabrani ponuditelj ne dostavi jamstvo za provedbu ugovora u ostavljenom roku nakon zaključivanja ugovora, zaključeni ugovor smatra se apsolutno ništavim.

(5) Prilikom dodjele ugovora o nabavi, cijena navedena u najpovoljnijoj ponudi, kao i uvjeti utvrđeni u tenderskoj dokumentaciji, ne mogu se mijenjati. Iznimno, ako se u tenderskoj dokumentaciji predviđa odredba o promjenjivosti cijena s objektivno utvrđenim pravilima o promjenjivosti cijene, takva se odredba unosi u ugovor o javnoj nabavi.

(6) Ugovorno tijelo u ugovoru obvezno postavlja uvjet da ponuditelj kojemu je dodijeljen ugovor o javnoj nabavi nema pravo zapošljavati, u svrhu provedbe ugovora o javnoj nabavi, fizičke ili pravne osobe koje su sudjelovale u pripremi tenderske dokumentacije ili su bile u svojstvu člana ili stručne osobe koju je angažiralo povjerenstvo za nabave najmanje šest mjeseci po zaključenju ugovora, odnosno od početka realizacije ugovora.“

Uvažavajući navedeno, ističemo da ugovorno tijelo ima zakonsku mogućnost izvršiti izmjene i dopune tenderske dokumentacije, uključujući i produljenje rokova za dostavu ponuda, isključivo pod uvjetima i u rokovima propisanim člankom 53. stavak (6) Zakona. U pogledu faze nakon izbora najpovoljnijeg ponuditelja, ugovorno tijelo je dužno striktno se pridržavati procedure i rokova za zaključenje ugovora sukladno članku 72. Zakona, pri čemu način plaćanja i realizacija ugovora moraju biti u potpunosti usklađeni s uvjetima postavljenim u tenderskoj dokumentaciji i odabranom najpovoljnijom ponudom.

Posebno naglašavamo da Agencija za javne nabave nije nadležna za davanje smjernica, instrukcija niti naloga u pogledu postupanja ugovornog tijela u situacijama istražnih radnji nadležnih tužiteljstava. Pitanje eventualne obustave potpisivanja ugovora ili prekida postupka zbog istražnih radnji izvan je okvira Zakona o javnim nabavama, te predstavlja domenu kaznenog procesnog prava i individualne odgovornosti rukovodstva ugovornog tijela. Agencija ne može pružiti smjernice koje bi služile kao osnova za odstupanje od imperativnih odredbi Zakona na temelju eksternih okolnosti čiju relevantnost i utjecaj na konkretan postupak nabave može procijeniti isključivo ugovorno tijelo u suradnji s nadležnim pravosudnim tijelima.

Također, na koncu ističemo da je sustav javnih nabava u Bosni i Hercegovini visoko decentraliziran, te da sama ugovorna tijela imaju proaktivnu ulogu, samostalno provode postupak i snose odgovornost provedenog postupka i donesenih odluka u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima.