Osnovno pravilo za izmjenu ugovora i nove nabavke je:

• Opšta zabrana proširenja ugovora: Kao opšte pravilo, već zaključeni ugovor o javnoj nabavci ne može se proširivati, obnavljati ili produživati u pogledu količine ili perioda isporuke u odnosu na ono što je prvobitno definisano tenderskom dokumentacijom i ugovorom. 
• Pravilo novog ugovora: Za bilo kakve nove isporuke ili radove podrazumijeva se obaveza zaključenja potpuno novog ugovora nakon što se provede odgovarajući, redovni postupak javne nabavke.

Izuzetak za dodatne i nepredviđene radove (član 24. stav (1))

Pregovarački postupak bez objave obavještenja za dodatne radove predstavlja izuzetak od opšteg pravila. Da bi se ovaj postupak mogao primijeniti, potrebno je kumulativno (istovremeno) ispuniti sljedeće zakonske uslove: 

• Uslov nepredvidivosti (član 24. stav (1) tačka a)): Potreba za dodatnim radovima mora nastati usljed nepredviđenih okolnosti. Ovi radovi nisu bili uključeni u prvobitni projekat ili osnovni ugovor, ali su postali tehnički neophodni za izvršenje opisanih radova. 
• Uslov neodvojivosti: Dodatni radovi se ne mogu, tehnički ili ekonomski, odvojiti od osnovnog ugovora a da to ne prouzrokuje veće nepogodnosti za ugovorni organ. 
• Uslov istog dobavljača: Poseban ugovor za dodatne radove se mora zaključiti isključivo sa dobavljačem kojem je dodijeljen i osnovni (glavni) ugovor. 
• Limit vrijednosti (Finansijski prag): Ukupna vrijednost ugovora dodijeljenih za dodatne radove ne smije preći 20% od vrijednosti osnovnog ugovora. 

Važna napomena o limitu (član 24): Na osnovu jednog glavnog ugovora, ugovorni organ može provesti jedan ili više pregovaračkih postupaka za dodatne radove, ali zbir svih tih postupaka kumulativno ne smije preći granicu od 20% vrijednosti glavnog ugovora. 

Imajući u vidu gore navedeno, samo ukoliko su naprijed navedeni uslovi kumulativno ispunjeni, ugovorni organ može postupiti u skladu sa članom 24. stav (1) tačka b) Zakona. U suprotnom, ugovorni organ je za nabavku potrebnih radova obavezan provesti drugi odgovarajući postupak, u skladu sa isunjavanjem Zakonom postavljenih uslova.

Agencija nije nadležna davati saglasnost na provođenje pregovaračkih postupaka. Sistem javnih nabavki u Bosni i Hercegovini je visoko decentralizovan, sami ugovorni organi donose odluke o eventualnoj ispunjenosti uslova za primjenu pregovaračkih postupaka bez objave obavještenja o nabavci, kao i provođenje drugih postupaka u skladu sa Zakonom, odnosno ugovorni organ u postupku nabavke ima proaktivnu ulogu, samostalno provodi postupak i snosi odgovornost provedenog postupka, odnosno donesenih odluka.

Prema tome, iz svega naprijed navedenog moguće je zaključiti da na osnovu zaključenog glavnog ugovora o javnoj nabavci, ugovorni organ može provesti jedan ili više pregovaračkih postupaka s tim da zbir svih pregovaračkih postupaka ne može preći iznos od 20% iznosa glavnog ugovora.