Svaki ugovorni organ u Bosni i Hercegovini je, prema članu 13. Zakona o javnim nabavkama, obavezan donijeti interni pravilnik kojim se uređuje organizacija i efikasno vršenje nabavne funkcije. Svrha ovog akta je precizno definisanje:

• Načina cirkulisanja dokumentacije.
• Konkretnih zaduženja službenika i administrativnog osoblja.
• Rokova za postupanje te načina imenovanja i rotacije članova komisija.

Prilikom donošenja pravilnika, ugovorni organ vodi računa o vrsti poslova koje obavlja, organizaciji, veličini, kadrovskim kapacitetima, eventualnoj decentralizovanosti i područnim jedinicama i svim drugim odnosnim pitanjima.

Dakle, u cilju ostvarivanja nabavne funkcije ugovornog organa, organizacioni aspekt javnih nabavki, sa komisijom za javne nabavke, treba da se definiše internim aktom ugovornog organa, gdje će se, uz poštivanje odredbi Zakona i podzakonskih akata u oblasti javnih nabavki, definisati cjelokupan proces javnih nabavki i hodogram aktivnosti unutar ugovornog organa. 

Interni akt treba obuhvatiti i hodogram aktivnosti vezan za prethodnu provjeru tržišta (član 14a. Zakona). Ključni elementi ove faze su:

• Mogućnost traženja savjeta od nezavisnih stručnjaka ili učesnika na tržištu, uz uslov da se ne narušava konkurencija i principi transparentnosti.
• Obaveza sačinjavanja pisane zabilješke o svim preduzetim radnjama koja se odlaže u predmet spisa

"Prilikom izrade internog akta neophodno je pridržavati se metodoloških uputstava i standarda koje je definisala Agencija za javne nabavke. U tom smislu, upućujemo vas da se primarno vodite zvaničnim dokumentom pod nazivom 'Smjernice za pripremu internog pravilnika kojim se propisuje i uređuje organizaciju i efikasno vršenje nabavne funkcije unutar ugovornog organa'".