Članom 2. stav (1) tačka (1) Zakona o javnim nabavkama (u daljnjem tekstu: Zakon) definisan je ugovor o javnj nabavci roba kao “ugovor čiji je predmet kupovina, lizing, najam ili kupovina na otplatu sa ili bez mogućnosti kupovine robe. Ugovor o javnoj nabavci robe može kao sporedni predmet obuhvatati poslove postavljanja i instalacije“.

Članom 53. stav (3) Zakona definisane su minimalno slijedeće informacije koje sadrži tenderska dokumentacija i to:

„a) naziv i adresu ugovornog organa, te lice za kontakt od kojeg kandidati/ponuđači mogu tražiti informacije ili pojašnjenje; 
b) izabrani postupak dodjele ugovora i podatak o tome da li se predviđa zaključivanje okvirnog sporazuma; 
c) opis robe, usluga ili radova, te navođenje oznake i naziva iz JRJN-a; 
d) količinske specifikacije za robu ili opis posla ili zadatka za usluge i radove i tehničke specifikacije; 
e) mjesto isporuke robe ili izvršenja usluge ili izvođenja radova; 
f) naznaku mogućnosti za podnošenje ponuda po lotovima; 
g) rokove za isporuke robe; izvršenje usluga; izvođenje radova; 
h) navođenje mogućnosti za podnošenje alternativnih ponuda i minimalne zahtjeve koji moraju biti ispunjeni u slučaju alternativnih ponuda; 
i) minimalne uslove za kvalifikaciju kandidata, odnosno ponuđača, kao i dokaze na osnovu kojih se vrši ocjena; 
j) kriterij za dodjelu ugovora utvrđen kao "ekonomski najpovoljnija ponuda" s potkriterijima ili "najniža cijena"; 
k) period važenja ponuda; 
l) garanciju za ozbiljnost ponude, garanciju za dobro izvršenje posla i svako drugo traženo osiguranje za privremena plaćanja; 
m) mjesto, datum i vrijeme za prijem zahtjeva za učešće, odnosno ponuda; 
n) mjesto, datum i vrijeme otvaranja ponuda; 
o) informaciju o kalkulaciji cijene, ako je primjenjivo; 
p) zahtjev u pogledu upotrebe jezika; 
r) nacrt ugovora ili osnovne elemente ugovora.”

Nadalje stavom (4) istog člana definisano je da se tenderska dokumentacija priprema u skladu s modelima standardne tenderske dokumentacije koje propisuje Agencija.

Dakle, ugovorni organ pri sačinjavanju tenderske dokumentacije, u skladu sa naprijed navedenim, u tenderskoj dokumentaciji treba definisati opis robe/usluge/rada, sa navođenjem oznake i naziva iz JRJN, koji, u skladu sa članom 3. stav (2) Odluke o korištenju jedinstvenog rječnika javnih nabavki („Službeni glasnik biH“ broj 54/15) ugovorni organ koristi kao pomoćno sredstvo u pripremi obavještenja o nabavci i tenderskoj dokumentaciji. 
 
Stoga skrećemo pažnju da je priprema tenderske dokumentacije izuzetno bitna faza u postupku javne nabavke, te ugovorni organ mora sa posebnom pažnjom da definiše sve elemente koji čine tendersku dokumentaciju. Tenderska dokumentacija mora biti nediskriminatorna, jasna, razumljiva i detaljna, tako da je svaki potencijalni ponuđač shvati na isti način. Ukoliko je tenderska dokumentacija disktriminatorna, nejasna, neprecizna i dvosmislena, ugovorni organ rizikuje da se pokrene žalbeni postupak i da se postupak javne nabavke ne okonča na vrijeme. 

član 15. Zakona detaljno opisuje način određivanja procijenjene vrijednosti nabavke, kao osnov za primjenu odgovarajuće vrste postupka javne nabavke. Također, stav (6) navedene odredbe Zakona navodi da ugovornom organu nije dozvoljeno dijeljenje predmeta nabavke s namjerom izbjegavanja primjene odgovarajućeg postupka definiranog ovim zakonom.  

Dakle, navedeni član Zakona eksplicitno zabranjuje praksu dijeljenja predmeta nabavke s namjerom izbjegavanja postupaka javnih nabavki. Sve dok dijeljenje predmeta nabavke ne utiče na odabir postupka javne nabavke, dijeljenje je dozvoljeno. Ugovor može biti podijeljen samo ako su svi njegovi dijelovi predmet istog postupka javne nabavke koji bi se koristio i kod samo jednog ukupnog ugovora. U protivnom, cijeli sistem bi bio podložan zloupotrebi.

U skladu sa principima Zakona, kao i definisanju koje pružaju podzakonski akti (kao npr. standardne forme za obavještenja, i, na kraju, prema praksi EU), postupak javnih nabavki općenito ima za rezultat odabir jedne, najpovoljnije ponude, i shodno tome zaključivanje, odnosno potpisivanje jednog ugovora.

Nadalje, članom 38. stav (1) Zakona određeno je da je ugovorni organ obavezan u obavještenju o nabavci i tenderskoj dokumentaciji, prilikom opisa predmeta nabavke, pozvati se na oznake i nazive iz Jedinstvenog rječnika javne nabavke (u daljnjem tekstu: JRJN). Stav (2) istog člana navodi da JRJN i uslove njegove primjene, na prijedlog Agencije, propisuje Vijeće ministara BiH posebnom odlukom (Odluka o korištenju jedinstvenog riječnika javnih nabavki - „Službeni glasnik BiH“, broj 54/15). 

U skladu sa članom 2. stav (2) navedene Odluke, brojčana oznaka JRJN sastoji se od 8 brojeva, podijeljenih kako slijedi:

a) prva dva broja označavaju odjeljke (XX000000-Y),
b) prva tri broja označavaju grupe (XXX00000-Y),
c) prva četiri broja označavaju razrede (XXXX0000-Y),
d) prvih pet brojeva označava kategorije (XXXXX000-Y).

Stav (3) istog člana Odluke definiše da svaki od zadnja tri broja brojčane oznake JRJN predstavlja precizniju oznaku unutar svake kategorije. Deveti broj služi za provjeru prethodnih brojeva.

Nesporno je da npr. medicinske naprave i lijekovi pripadaju istom odjeljku, tj. šifri iz JRJN 33000000 – „Medicinski aparati, lijekovi i proizvodi za ličnu njegu“. Ipak, iz opisa odjeljka da se zaključiti da se predmeti nabavke ne mogu grupisati po odjeljku, jer odjeljak predstavlja širok opis, te je potrebno grupisanje izvršiti na drugačiji (uži) način. To bi na navedenom primjeru značilo da jedan predmet nabavke predstavljaju „Medicinski aparati“ - 33100000, drugi predmet nabavke su „Lijekovi“ - 33600000, a treći su „Proizvodi za ličnu njegu“ - 33700000. Ova tri predmeta nabavke ne mogu biti predmet istog postupka javne nabavke jer se radi o nehomogenim, nesrodnim proizvodima koji nemaju iste isporučioce.
Nadalje, je potrebno analizirati nabavke koje su pod šifrom 33100000 i utvrditi šta predstavlja grupu srodnih, homogenih proizvoda. Isti princip se odnosi na sve šifre iz JRJN.

Također, ako uzmemo npr. odjeljak 39000000 – „Namještaj (uključujući kancelarijski namještaj), unutrašnja oprema, kućanski aparati (osim rasvjete) i sredstva za čišćenje“, može se zaključiti da „Namještaj“ sa šifrom 39100000 i „Razna oprema“ sa šifrom 39300000 predstavljaju dva različita predmeta nabavke, iako pripadaju istom odjeljku. Naime, „Namještaj“ između ostalog, uključuje „Stolice“ – 39112000, „Ormare“ – 39122100, “Police za arhivu” – 39131100, dok „Razna oprema“, između ostalog, uključuje „Opremu za kanalizacione radove“ - 39350000 ili „Opremu za gasnu mrežu“ - 39340000. 

Iz naprijed navedenog primjera se može zaključiti da su osnov za grupisanje prva tri broja iz šifre JRJN, jer se u protivnom stolice i ormari ne bi mogli nabaviti putem istog postupka, a trebali bi. Pored toga, ako bi se kao osnov za grupisanje uzela prva četiri broja, tada predmet istog postupka ne bi mogli biti (a trebali bi) npr. „Meso“ - 15110000 i „Mesni proizvodi“ – 15130000 jer im se razlikuje četvrti broj.

Također, što bi se „dublje“ ulazilo u šifru JRJN to bi se više „cijepalo“, tako da bi na kraju došli do situacije da bi svaka šifra bila zasebna nabavka.

S druge strane, naprijed navedena pravila ne vrijede za npr. „Prirodni med“ - 03142100 i „Jaja“ - 03142500, jer se ne radi o homogenim nabavkama, a vidljivo je da su im čak prvih pet brojeva identični.

Kao što je naprijed navedeno, JRJN treba koristiti isključivo kao pomoćno sredstvo, te je potrebno u konkretnom slučaju utvrditi koji su to srodni proizvodi u smislu mogućnosti dobavljača da mogu ponuditi tako grupisane predmete nabavke. 

Također se postavlja pitanje da li bi se takvim grupisanjem ograničavala konkurencija obzirom da manji ponuđači ne bi mogli dostaviti ponude za sve lotove ukoliko bi navedeni lotovi bili predmet istog postupka. Mogućnost dostave ponuda za sve lotove je još jedan uslov da bi predmeti nabavke u tim lotovima bili predmet istog postupka javne nabavke.

Postoji jedan vrlo jednostavan test na osnovu kojeg bi se utvrdila pripadnost određenih nabavki istovrsnoj grupi proizvoda – pripremiti tehničku specifikaciju bez podjele na lotove i utvrditi da li ponuđači istu mogu ispoštovati. Sve ono što ne može biti ispoštovano od većine ponuđača, ne može biti ni predmet te specifikacije, odnosno istog postupka nabavke.

I na kraju da ponovimo, kod grupisanja predmeta nabavke sa aspekta JRJN ne postoji univerzalno pravilo, ali potrebno je slijediti princip srodnosti i mogućnost dobavljača da mogu ponuditi tako grupisane predmete nabavke, pri čemu šifra iz JRJN nije opredjeljujuća, te da se JRJN koristi isključivo kao pomoćno sredstvo, što on u stvari i jeste.

Dakle, ugovorni organ je dužan ispitati tržište za konkretnu nabavku, te na osnovu toga donijeti odluku da li se radi o istom predmetu nabavke ili ne. U svakom slučaju ugovorni organ samostalno provodi postupak javne nabavke i u svakom slučaju je dužan pred nadležnim organima nedosmisleno dokazati da je riječ o predmetima nabavke koje nude različiti ponuđači, odnosno da ti predmeti nabavke iako jesu srodni, nisu istovrsni i da ne mogu biti predmet istog postupka.