Članom 5. Uputstva o uspostavi i vođenju sistema kvalifikacije ("Službeni glasnik BiH" broj 96/14) definisan je upis u sistem kvalifikacije:

Prilikom uspostave i vođenja sistema kvalifikacije sektorski ugovorni organ poduzima slijedeće: 

a) donosi odluku o uspostavi i vođenju sistema kvalifikacije;
b) priprema dokumentaciju koja se odnosi na sistem kvalifikacije; 
c) objavljuje obavještenje o uspostavljanju sistema kvalifikacije; 
d) dostavlja zainteresovanim kandidatima dokumentaciju koja se odnosi na sistem kvalifikacije; 
e) obavještava kandidata u pisanom obliku o odluci koju je donio o kvalifikaciji kandidata; 
f) formira i vodi listu kandidata koje poziva na učestvovanje u postupku javne nabavke kada ima potrebu za robama, uslugama ili radovima koji su predmet sistema kvalifikacije; 
g) ažurira listu kandidata tokom perioda trajanja sistema kvalifikacije na način da dodaje kandidate koji su se u međuvremenu kvalifikovali, odnosno da briše kandidate koji su u međuvremenu izgubili kvalifikaciju.

Napominjemo da članom 9. definisan je upis u sistem kvalifikacije, i to: 

"(1) Zahtjev za učestvovanje u sistemu kvalifikacije može se podnijeti za sve vrijeme trajanja sistema kvalifikacije. 

(2) Sektorski ugovorni organ ažurira listu kvalifikovanih kandidata priznavanjem kvalifikacije svakom kandidatu koji je u međuvremenu podnio zahtjev i koji ispunjava kvalifikacijske kriterije.

(3) U slučaju nastupanja promjene osobne situacije kandidata u smislu člana 45. Zakona i sposobnosti obavljanja profesionalne djelatnosti u smislu člana 46. Zakona, kvalifikovani kandidat je dužan o tome obavijestiti sektorski ugovorni organ koje je uspostavio sistem kvalifikacije u roku od 7 dana od dana nastupanja promjene.

Nadalje, članom 10. propisano je:

1) Sektorski ugovorni organ može donijeti odluku o prestanku/osporavanju kvalifikacije samo ako: a) kandidat prestane ispunjavati kvalifikacijske kriterije iz čl. 45. i 46. Zakona; b) kandidat prestane ispunjavati kvalifikacijske kriterije iz čl. 47. do 52. Zakona; c) utvrdi da je kandidat dostavio pogrešne informacije o ispunjavanju kvalifikacijskih kriterija.

U skladu sa članom 2. stav (1) tačka c) Zakona o javnim nabavkama, privredni subjekt je pravna ili fizička osoba ili grupa takvih osoba koji na tržištu nude robu, usluge i/ili radove, a registrovani su za obavljanje predmetne djelatnosti te mogu učestvovati u postupku javne nabavke.

U istom člaku, podtačka 3), kao privredni subjekt definira se i grupa kandidata/ponuđača (dva ili više kandidata/ponuđača) koji su dostavili zahtjev za učestvovanje ili zajedničku ponudu. 

U skladu sa navedenim dostavljamo vam i izjašnjenje sektora informacionih tehnologija po pitanju navedenog upita kako sljedi:

"Probali smo testirati navode iz dopisa na test platformi informacionog sistema e-Nabavke i ustanovili sljedeće:

Kada se objavi obavještenje o uspostavljanju sistema kvalifikacije u istom postoji dugme "Ponuđači" gdje se ustvari i pravi lista kvalifikovanih ponuđača u periodu trajanja sistema kvalifikacije. Ova lista se može ažurirati na način da se u istu dodaju novi ponuđači, odnosno brišu ranije dodani ponuđači i ovo sistem e-Nabavke dozvoljava.

Ako sada npr. nakon objave obavještenja o uspostavljanju sistema kvalifikacije ugovorni organ u listu kvalifikovanih ponuđača doda npr. Ponuđač_1 i Ponuđač_2, kada iz sistema kvalifikacije kreira postupak javne nabavke, sistem će u kreirani postupak javne nabavke na dugmetu "Ponuđači" povući listu kvalifikovanih ponuđača iz sistema kvalifikacije, u konkretnom slučaju Ponuđač_1 i Ponuđač_2. Na ovom mjestu sistem ne dozvoljava brisanje kvalifikovanih ponuđača, jer su ti ponuđači dodani na dugmetu "Ponuđači" u sistemu kvalifikacije, te kako smo ranije rekli isti se mogu ažurirati samo na tom mjestu.

Ako se sada nakon kreiranja postupka, ugovorni organ vrati na dugme "Ponuđači" u sistemu kvalifikacije, i zatim obriše ponuđače Ponuđač_1 i Ponuđač_2, te kreira grupu ponuđača  sa ponuđačima Ponuđač_1 i Ponuđač_2, sistem e-Nabavke će to dozvoliti, te će na kreiranom postupku javne nabavke povući novo stanje (novu listu kvalifikovanih ponuđača), u konkretnom slučaju Grupa ponuđača sa ponuđačima Ponuđač_1 i Ponuđač_2. U ovom trenutku sistem dozvoljava daljnje kretanje kroz kreirani postupak nabavke u smislu prelaska u narednu fazu postupka i postavljanje tenderske dokumentacije.

Moramo naglasiti da bi bilo mnogo lakše kada bi ugovorni organ poslao broj o uspostavljanju sistema kvalifikacije, te broj kreiranog postupka iz sistema kvalifikacije, kako bi se napravile provjere na konkretnom primjeru. Pogotovo jer ugovorni organ u jednom dijelu dopisa navodi: "U periodu trajanja sistema kvalifikacije, a prije pokretanja postupka nabavke,.....". 

Prema ovom navodu čini se da ugovorni organ uopće nije kreirao postupak javne nabavke, a to nam je nejasno, jer navodi i da mu sistem ne dozvoljava brisanje ponuđača. Međutim kako smo provjerili na testu sistem ne dozvoljava brisanje ponuđača na kreiranom postupku, jer se tu nije ni pravila lista kvalifikovanih ponuđača za taj sistem kvalifikacije."

Ovo  gore navedeno vrijedi sve dok se u prvom kreiranom postupku iz sistema kvalifikacije ne postavi tenderska dokumentacija za daljnju fazu postupka. Kada se to uradi, sistem ne dozvoljava brisanje kvalifikovanih ponuđača iz liste na sistem kvalifikacije. Isto tako sistem ne dozvoljava kreiranje grupe ponuđača sa ponuđačima koji su već odabrani na listi kvalifikovanih ponuđača.