Član 2. stav (1) tačka b) Zakona o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon) definiše da je ugovorni organ u smislu ovog zakona:
 
1) Ugovorni organ iz člana 4. ovog zakona koji provodi postupak javne nabavke robe, usluga i/ili radova,
2) Sektorski ugovorni organ iz člana 5. ovog zakona koji obavlja djelatnost u oblasti vodosnabdijevanja ili energetike ili prometa ili poštanskih usluga i koji provodi postupak javne nabavke robe, usluga i/ili radova.
 
Nadalje, Zakon u članu 4. u stavu (1) definiše obveznike primjene ovog zakona, i to:
 
a) Svaka institucija vlasti u Bosni i Hercegovini, entitetima, Brčko Distriktu Bosne i Hercegovine, na nivou kantona, grada ili općine (u daljem tekstu: institucija vlasti na državnom, entitetskom ili lokalnom nivou);
 
b) Pravna osoba koja je osnovana za određenu svrhu u cilju zadovoljavanja potreba od opšteg interesa, a koja nema industrijski ili komercijalni karakter, i ispunjava najmanje jedan od slijedećih uslova:
 
1) Finansirana je, najvećim dijelom, iz javnih sredstava, ili
2) Nadzor nad upravljanjem vrši ugovorni organ definisan u tač. a) i b) ovog stava, ili
3) Više od polovine članova skupštine, upravnog ili nadzornog odbora, čine imenovani ili izabrani predstavnici ugovornih organa iz tač. a) i b) ovog stava;
 
c) Asocijacija formirana od strane jedne ili više institucija vlasti ili pravnih osoba koje su definisane u tač. a) i b) ovog stava.
 
Direktiva 2004/18 koja koordinira postupke javnih nabavki javnog sektora (''klasična direktiva'') definiše ugovorne organe kao ''države, regionalne ili lokalne organe, tijela kojima upravlja javno pravo, udruženja osnovana od strane jednog ili više takvih organa ili jednog ili više takvih tijela kojima upravlja javno pravo'' (član 1. (9)). Prema definiciji koja je navedena u članu 1. (9) b) ''tijelo kojim upravlja javno pravo'' je svako tijelo koje:
 
a) Je osnovano za određene svrhe zadovoljavanja potreba u opštem interesu, koje nema industrijski ili trgovački karakter;
b) Ima pravni oblik; i
c) Ispunjava najmanje jedan od slijedećih uslova:
 
- Finansira ga, najvećim (t.j. više od 50%) dijelom, država ili drugi ugovorni organi,
- Podložno je upraviteljskom nadzoru od strane takvih tijela;
- Ima menadžerski odbor čijih više od pola članova imenuje takva tijela.
 
Tijelo kojim upravlja javno pravo je (primarno) neprofitna organizacija, koja zavisi od države (ili lokalnih vlasti), kreirana u svrhu zadovoljavanja opštih potreba, koje nemaju komercijalni karakter. Potrebe komercijalnog karaktera zadovoljavaju se kada su robe i usluge dostupne na tržištu. Opšte potrebe koje nemaju komercijalni karakter zadovoljavaju država i njene institucije. Potrebe te vrste su one koje, iz razloga povezanih sa opštim interesom, sama država odabere da obezbijedi ili preko kojih želi da zadrži uticaj. Tijelo kojim upravlja javno pravo u pravilu nema konkurenciju privatnih komercijalnih kompanija (ima monopolističku poziciju i/ili operira u nekomercijalnom sektoru). Ipak, čak i postojanje konkurencije od strane privatnih kompanija nije validan test, obzirom da uvijek postoji mogućnost da i privatne kompanije žele pružati te iste usluge.
 
Vezano za naprijed navedeno, kad je u pitanju nekomercijalni karakter subjekta postoji trodijelni test, i to:
 
- Da li je sticanje profita osnovni cilj tog subjekta?
- Da li taj organ ima konkurenciju na tržištu?
- Da li je moguće da bi država ili neki drugi upravni organ intervenisali u svrhu umanjivanja komercijalnog pritiska (na primjer kako bi time spriječili stečaj tog subjekta)?
 
Ako su odgovori na prva dva pitanja negativni, a odgovor na treće pitanje pozitivan onda taj subjekt nema komercijalni ili industrijski karakter i tim je obveznik primjene Zakona, naravno uzimajući u obzir i naprijed navedene tačke b) i c).
 
Aneks III Direktive 2004/18 navodi tijela i kategorije tijela kojima upravlja javno pravo u zemljama članicama.
 
Na listi su, između ostalih:
 
- Državne (centralne) banke,
- Javni radio i televizijski emiteri,
- Univerziteti, javne škole,
- Državne akademije nauka i druge naučne ustanove,
- Javne bolnice i druge zdravstvene ustanove,
- Regionalne razvojne agencije,
- Regionalne turističke organizacije,
- Muzeji, galerije i javne biblioteke,
- Državna pozorišta i opere,
- Javne fondacije,
- Poljoprivredne organizacije.
 
Ova lista je navedena samo kao smjernica. Lista nije konačna, to znači da onda kada određena institucija odgovara opštoj definiciji, a nije uključena u spisak, ipak mora primjenjivati propise o javnim nabavkama (opšta definicija, a ne lista, je referentna u slučaju nesigurnosti). Ako određeno tijelo nije navedeno u aneksu III, njegova pravna i stvarna situacija mora se ispitati kako bi se ustanovilo da li on zadovoljava ili ne potrebe od opšteg interesa.
 
Evropski sud pravde je već nekoliko puta imao raspravu o tome da li određena institucija potpada pod definiciju iz Direktive kojom se definira tijelo kojim upravlja javno pravo. Na primjer, Evropski sud pravde donio je odluku da slijedeće institucije potpadaju pod tu definiciju:
 
- finska kompanija, koju je osnovala, posjedovala i njome upravljala lokalna vlast, a koja promovira razvoj industrijskih ili komercijalnih aktivnosti;
- Pogrebno društvo, austrijska opštinska kompanija;
- Španska komercijalna kompanija u vlasništvu države, uspostavljenja u svrhu izgradnje novih zatvora;
- Britanski univerziteti;
- Austrijska kompanija za otpad i kanalizaciju;
- Francuske niskobudžetne stambene korporacije i zadruge;
- Irsko državno šumsko gazdinstvo;
- Holandska opštinska kompanija za prikupljanje otpada i čišćenje lokalnih puteva i cesta;
- Austrijska državna štamparija.
 
Što se tiče uslova iz tačke b), isti nije potrebno komentarisati.
 
Što se tiče uslova iz tačke c) pojašnjenja su slijedeća:
 
Za značenje izraza "većinskim dijelom finansiraju" dovoljno je reći da je to jednako finansiranju od više od 50%. Pojam finansiranja uključuje samo ono plaćanje koje će stvoriti ili ojačati zavisni odnos između tog subjekta i ugovornog organa koji vrši plaćanje. Tako se plaćanja koja su rezultat redovnog komercijalnog odnosa ne uzimaju u obzir prilikom određivanja navedenih 50%.
 
Značenje izraza "nadzor nad upravljanjem" zahtjeva određeni nivo nadzora koji omogućava ugovornom organu uticaj na odluke o javnim ugovorima subjekta koji je pod nadzorom. Taj nivo nadzora ne zahtjeva neophodno ovlasti formalnog uplitanja u odluke uprave tog subjekta.
 
Isto objašnjenje se nalazi i u trećem slučaju, tj. imenovanja više od polovine članova upravnog, upravljačkog ili nadzornog odbora tog subjekta od strane drugog ugovornog organa. U tom slučaju postoji nesumnjiva pretpostavka da ugovorni organ ima određeni uticaj na taj organ.
 
Dakle, čak i ako ugovorni organ uz svoju obavezu zadovoljavanja potreba od javnog interesa sprovodi i druge aktivnosti kao što su komercijalne ili industrijske aktivnosti, on i dalje ima obavezu da sprovodi svoje nabavke u skladu sa Zakonom.
 
Osnova za takvo tumačenje se također može pronaći u direktivama Evropske unije o javnim nabavkama koje sadrže iste definicije “subjekta koji podliježe odredbama Zakona” kao i određene presude Evropskog suda pravde. Na primjer, u slučaju C – 44/96 “Mannesmann” Evropski sud pravde navodi da “činjenica da taj segment zadovoljenja potreba od javnog interesa zauzima relativno mali dio ukupnih aktivnosti tog subjekta nije relevantna, pod uslovom da subjekat i dalje zadovoljava potrebe koje se od njega zahtijevaju” i “status subjekta koji podliježe odredbama Zakona ne zavisi od relativnog značaja, unutar njegovog cjelokupnog poslovanja, vezanog za zadovoljenje potreba od općeg interesa koje nemaju industrijski ili komercijalni karakter.” Ovo mišljenje je kasnije potkrijepljeno i odlukama donesenim nakon ovog slučaja (npr. C – 360/96 “BFI – Holding”).
 
Nadalje, Zakon u članu 5. definiše sektorske ugovorne organe kao obveznike primjene ovog zakona ukoliko obavljaju djelatnosti na području vodosnabdjevanja, energetike, prometa i poštanskih usluga.
 
Također, članom 2. stav (1) tačka a) Pravilnika sa popisom ugovornih organa po kategorijama koji su obavezni primjenjivati Zakon o javnim nabavkama („Službeni glasnik BiH“, broj 21/15) određeno je da je sektorski ugovorni organ obveznik primjene ovog zakona ukoliko obavlja djelatnosti na području vodosnabdjevanja, energetike, prometa i poštanskih usluga, i to:
 
1) Djelatnost luka – morskih ili riječnih luka idruga terminalna oprema,
2) Djelatnost vazdušne luke,
3) Električna energija,
4) Poštanske usluge,
5) Prenos ili distribucija plina ili toplotne energije,
6) Traženje i vađenje nafte ili plina,
7) Traženje i vađenje uglja i drugih čvrstih goriva,
8) Usluge gradske željeznice, tramvaja, trolejbusa, autobusa ili žičare,
9) Vodosnabdijevanje,
10) Željezničke usluge.
 
Naprijed navedeno definisanje sektorskih ugovornih organa je u skladu sa Direktivom 2004/17 koja definiše postupke javnih nabavki u komunalnom sektoru.
 
Naime, član 3. do 7. Direktive 2004/17 navodi aktivnosti koje spadaju u komunalni sektor i koje se mogu podijeliti u dvije kategorije, i to
 
1. Kada se usluge pružaju putem ustaljene tehničke mreže čije postojanje ograničava konkurenciju. U praksi, čak i kad nema legalnog monopola, malo je vjerovatno da će se druga kompanija pojaviti na tržištu. To su slijedeće aktivnosti:
 
a) Proizvodnja, prevoz i distribucija plina, grijanja i struje i održavanje mreža koje su za to namijenjene;
b) Proizvodnja, prevoz i distribucija pitke vode i održavanje tih mreža;
c) Aktivnosti koje se odnose na pružanje i održavanje mreža koje pružaju usluge na polju transporta (željeznice, tramvaji, trolejbusi).
 
2. Kada vlade ograniče broj kompanija koje imaju ovlasti da sprovode određene aktivnosti, i to:
 
a) Poštanske usluge;
b) Istraživanje i vađenje nafte, uglja i drugih čvrstih goriva;
c) Održavanje aerodroma, morskih i riječnih luka.
 
Direktiva 2004/17 koja koordinira postupke nabavki za komunalni sektor pokriva ne samo javne organe, već uključuje i privatne kompanije, koje nisu direktno finansirane iz javnih sredstava. Organi koji djeluju u komunalnom sektoru ne djeluju u normalnim tržišnim okolnostima, zbog zatvorene prirode njihovih tržišta (monopol ili oligopol), ili zbog posebnih ili ekskluzivnih prava koja im dodijele državni organi. Pravni ili tehnički monopol ograničava (ili čak onemogućuje konkurenciju). S druge strane, cijena i kvalitet koje oni nude su vrlo važne za društvo i ekonomiju. Stoga vlade žele da zadrže makar indirektnu kontrolu i uticaj na nabavke.
 
Pored toga, organi koji djeluju u komunalnom sektoru, a koji nisu ugovorni organi (tj. privatni i kombinovani) su podložni Direktivi 2004/17, ako su dobili posebna ili ekskluzivna prava. Dodjeljujući ta prava, država ograničava broj kompanija (na jednu ili više) koje imaju ovlasti da obavljaju određene aktivnosti, tako stvarajući monopol ili oligopol.
 
Prema tome, svaki subjekt koji potpada pod jednu od naprijed navedenih kategorija ugovornih organa podložan je primjeni Zakona o javnim nabavkama i pratećih podzakonskih akata.
 
Nadalje, član 36. Zakona određuje da sva obavještenja o nabavci, dodjeli ugovora, poništenju postupka javne nabavke, dobrovoljno ex ante obavještenje o transparentnosti i prethodno informacijsko obavještenje, kao i sažetak obavještenja o nabavci na engleskom jeziku, ugovorni organ objavljuje na portalu javnih nabavki. Sažetak svih obavještenja objavljuje se u "Službenom glasniku BiH".
 
Nadalje, članom 1. Uputstva o uslovima i načinu objavljivanja obavještenja i dostavljanja izvještaja u postupcima javnih nabavki u informacionom sistemu „E-nabavke“ („Službeni glasnik BiH“, br. 90/14 i 53/15) određeno je da se ovim uputstvom uređuju uslovi i način objavljivanja obavještenja i dostavljanja izvještaja u postupcima javnih nabavki u informacionom sistemu „E-nabavke“. Također, članom 2. stav (1) tačka a) Uputstva definisano je da je korisnik sistema „E-nabavke“ ugovorni organ iz čl. 4. ili 5. Zakona o javnim nabavkama.
 
Pored toga, članom 3. stav (1) Uputstva određeno je da je ugovorni organ dužan prije početka korištenja Informacionog sistema izvršiti registraciju. Sama registracija podrazumijeva jedan određen skup podataka koji je karakterističan isključivo za ugovorne organe iz Bosne i Hercegovine i većina tih podataka nije opcionalna, već obavezna. Bez unosa svih obaveznih vjerodostojnih podataka registracija nije moguća.
 
Dakle, u Zakonu i podzakonskim aktima, a samim tim i u ovom mišljenju, u kontekstu obaveznosti primjene Zakoma, a time o obaveze objavljivanja obavještenja, uvijek se koristi termin ''ugovorni organ''. Shodno tome, a u vezi mogućnosti objave obavještenja, ističemo da svi oni koji nisu ugovorni organi, ne mogu biti aktivirani u Informacionom sistemu i shodno tome ne mogu objavljivati obavještenja putem ovog sistema.
 
U svakom slučaju ističemo da će Agencija prilikom budućih nadogradnji sistema razmotriti mogućnost objave obavještenja i za one koji nisu obveznici primjene Zakona, naravno ukoliko se pojavi dovoljan broj zahtjeva za takvo nešto.