Članom 16. Zakona o javnim nabavkama definisana je podjela predmeta nabavke na lotove i to:

(1) Ugovorni organ može podijeliti predmet nabavke na lotove na osnovu objektivnih kriterija, npr. po vrsti, značaju, namjeni, mjestu ili vremenu ispunjenja. U tom slučaju predmet određuje primjenom pravila grupisanja iz Jedinstvenog rječnika javne nabavke (u daljnjem tekstu: JRJN), kod i veličinu pojedinog lota, uzimajući u obzir mogućnost udjela malih i srednjih privrednih subjekata u postupku javne nabavke. 

(2) Ako ugovorni organ u postupku javne nabavke iz dijela drugog ovog zakona nije podijelio predmet nabavke na lotove, u obaviještenju o nabavci navodi osnovne razloge za takvu odluku.  

(3) Ugovorni organ u tenderskoj dokumentaciji određuje može li se ponuda dostaviti za jedan, nekoliko ili za sve lotove uz navođenje obrazloženja.

Odluku o tome da li i kako podijeliti ugovor na lotove, ugovorni organ donosi  od slučaja do slučaja. Ne postoji univerzalno pravilo zato što odluka o podjeli na lotove u velikoj mjeri  ovisi od konkretnih osobina tržišta o kojem je riječ, kao i od predmeta ugovora. Među konkretnim osobinama tržišta koje mogu uticati na odluku su: broj i vrsta privrednih subjekata koji posluju na tom tržištu, tehnički aspekti, brzina tehnoloških promjena i rizik ovisnosti od jednog dobavljača. Greške načinjene pri donošenju odluke o podjeli ugovora na lotove ili izboru načina da se ta podjela izvrši mogu imati više negativnih posljedica i to: narušavanje konkurencije, nedovoljan podsticaj za učešće malih i srednjih poduzeća, ili čak dosluh između dobavljača.

Podjela ugovora na lotove je moguća na kvantitativnom osnovu pri čemu se lotovi strukturiraju tako da budu atraktivni za mala i srednja preduzeća,  ali i na kvalitativnom osnovu, gdje sadržina lota odgovara kapacitetu ili vještinama malih i srednjih preduzeća (u daljem tekstu:MSP).

Kao ključne aspekte u pogledu podjele ugovora na lotove navodimo:

• Relevantnost broja privrednih subjekata na tržištu za određivanje broja lotova.
• Odnos između broja privrednih subjekata od kojih se očekuje da će podnijeti ponude i broja lotova predstavlja značajan faktor za donošenje odluke o tome kako podijeliti ugovor.
• Uloga preduzeća koja po prvi put ulaze na tržište.
• Kada se ugovor dijeli na lotove, relevantan faktor je i mogućnost da određeni subjekti na tržište uđu po prvi put. Takve firme mogu da pospješe konkurenciju za te lotove i suze prostor za dosluh između dobavljača.

Relativna veličina lotova i rizik od dosluha.

• Stvaranje lotova različitih veličina (heterogenost) u istom postupku javne nabavke može odigrati ulogu u onemogućavanju sporazuma o podjeli tržišta između dobavljača.
• Kompromisi između potencijalnih dobitaka u pogledu konkurencije i „gubitaka efikasnosti“ 

Stavom (2) ovog člana  definisano je: “Ako ugovorni organ u postupku javne nabavke iz Dijela Drugog ovog zakona nije podijelio predmet nabavke na lotove, u obaviještenju o nabavci navodi osnovne razloge za takvu odluku.”

Dakle, ukoliko se ugovorni organ opredijelio da ugovor ne podijeli na lotove, mora navesti „glavne razloge“ za svoju odluku. To obrazloženje se mora navesti u obaviještenju o nabavci. Smisao ove odredbe jeste u preporuci ugovornim organima da ugovore podijele na lotove kako bi  podstakli sudjelovanje  MSP-a.  

Podjelom nabavke na lotove obezbjeđuje se maksimalna konkurencija, pomaže se ponuđačima da na jednostavniji način i uz minimalne troškove pripreme svoju ponudu, racionalizuje se postupak javne nabavke, osigurava se potrebna različitost predmeta nabavke, vrši se disperzija rizika jer se odabirom više dobavljača osigurava sigurnost isporuke za veći dio predmeta nabavke.

U slučaju podjele na lotove, ugovorni organ u tenderskoj dokumentaciji jasno i precizno definiše uslove i način dostavljanja ponuda za lotove.

Nadalje, odredba člana 2. stav (5) Uputstva za pripremu modela tenderske dokumentacije i ponuda („Službeni glasnik BiH“, br. 90/14 i 20/15) propisuje da ako se podnose ponude za lotove, tenderska dokumentacija izrađuje se na način koji omogućava izradu ponude za svaki lot posebno.

Takođe, odredba člana 11. navedenog Uputstva uređuje način dostave ponude. Tako propisuje:

„(1) Ponuda se dostavlja u zatvorenoj koverti na adresu ugovornog organa navedenu u tenderskoj dokumentaciji. 
(2) Na koverti ponude mora biti naznačeno: 
a) naziv i adresa ugovornog organa,
b) naziv i adresa ponuđača u lijevom gornjem uglu koverte, 
c) evidencijski broj nabavke, 
d) naziv predmeta nabavke, odnosno lota na koje se ponuda odnosi, 
e) naznaka »ne otvaraj«. 
(3) Kada ponuda sadrži uzorke oni se dostavljaju uz ponudu, ako ugovorni organ nije drugačije odredio u tenderskoj dokumentaciji. 
(4) Ovaj član se primjenjuje na odgovarajući način na dostavu zahtjeva za učešće.“

Dakle, zakonodavac propisuje da se  ponuda dostavlja u zatvorenoj koverti na adresu ugovornog organa navedenu u tenderskoj dokumentaciji, sa naznačenim podacima iz stava (2) člana 11. navedenog Uputstva.

Dalje, odredba člana 2. stav (1) tačka l) Zakona propisuje:

„Ponuda je dokument koji podnosi ponuđač, pri čemu nudi isporuku robe, pružanje usluge ili izvođenje radova, pod uslovima koje određuje ugovorni organ u tenderskoj dokumentaciji. Ponuda može biti: 

1) prihvatljiva - koju je podnio ponuđač koji nije bio isključen u skladu sa članom 45. ovog zakona i koji ispunjava kriterije za izbor najpovoljnije ponude, te čija je ponuda u skladu sa tehničkim specifikacijama bez da je nepravilna ili neprihvatljiva; 

2) neprihvatljiva - čija cijena premašuje planirana odnosno osigurana novčana sredstva ugovornog organa za nabavku ili ponuda ponuđača koji ne ispunjava kriterije za kvalifikaciju privrednog subjekta;  

3) nepravilna - koja nije u skladu sa tenderskom dokumentacijom ili je primljena izvan roka za dostavu ponuda ili postoje dokazi o tajnom sporazumu ili korupciji ili nije rezultat tržišne konkurencije ili je ugovorni organ utvrdio da je cijena ponude izuzetno niska.

Ponuda je dokument koji priprema ponuđač u postupku javne nabavke, u kojem nudi robe ili usluge ili radove i kojim dokazuje da ispunjava sve uslove u pogledu kvalificiranosti, kao i zahtjeve iz tehničke specifikacije koje je ugovorni organ definisao u tenderskoj dokumentaciji. Ponuda može biti: prihvatljiva, neprihvatljiva i nepravilna.

Prihvatljivim ponudama se smatraju ponude koje u potpunosti ispunjavaju uslove koje je u tenderskoj dokumentaciji postavio ugovorni organ, kako u pogledu dokazivanja kvalificiranosti, tako i u pogledu ispunjavanja zahtjeva iz tehničkih specifikacija, kao sastavnog dijela tenderske dokumentacije. Da bi ponuda bila prihvatljiva mora ispunjavati sve zahtjeve definirane tenderskom dokumentacijom, kako u pogledu kvalificiranosti ponuđača, tako i u pogledu zahtjeva vezano za predmet javne nabavke. Ukoliko su zahtjevi iz tenderske dokumentacije suprotni Zakonu i/ili podzakonskim aktima, ponuđač/kandidat ima pravo izjaviti žalbu na tendersku dokumentaciju.

Neprihvatljiva ponuda je ponuda koju je podnio ponuđač koja ne ispunjava zahtjeve u pogledu kvalificiranosti, odnosno ne ispunjava kvalifikacijske uslove definirane tenderskom dokumentacijom. 

Također se neprihvatljivom ponudom smatra i ponuda čija cijena prelazi planirana, odnosno osigurana novčana sredstva ugovornog organa za nabavku. U otvorenom postupku javne nabavke i konkurentskom zahtjevu za dostavu ponuda, neprihvatljivost ponude se cijeni u toku postupka, a u slučaju da je predviđena e-aukcija, neprihvatljivost se cijeni prije zakazivanja e-aukcije. 

U višefaznim postupcima (ograničeni postupak, pregovarački postupak sa objavom obaviještenja, pregovarački postupak bez objave obaviještenja i takmičarski dijalog) neprihvatljivost ponude u pogledu ispunjavanja uslova kvalificiranosti se cijeni u fazi pretkvalifikacije. Međutim, neprihvatljivost ponude čija cijena prelazi planirana, odnosno osigurana novčana sredstva ugovornog organa za nabavku se cijeni u narednoj fazi postupka javne nabavke. 

Važno je istaknuti da postupak provjere kvalifikacije kandidata, odnosno ponuđača i ocjena ponuda provode se na zatvorenoj sjednici komisije za javne nabavke u skladu sa članom 63. stav (7) Zakona.

Također, prema članu 57. stav (1) Zakona, ponuđač se prilikom pripreme i dostave ponude pridržava zahtjeva i uslova iz tenderske dokumentacije.

Tenderska dokumentacija predstavlja osnovni dokument na osnovu kojeg se provodi postupak javne nabavke i kojim ugovorni organ utvrđuje pravila, uslove i zahtjeve koje ponuđači moraju ispuniti prilikom pripreme i dostavljanja ponuda. NJen osnovni cilj je da obezbijedi transparentnost postupka, jednak tretman svih učesnika, te efikasnu i stvarnu konkurenciju na tržištu.

Ugovorni organ je dužan da tendersku dokumentaciju pripremi na jasan, precizan i nedvosmislen način, tako da svi potencijalni ponuđači mogu na osnovu nje pripremiti ponude pod jednakim uslovima. Svi zahtjevi koji se odnose na kvalifikaciju ponuđača, tehničke specifikacije predmeta nabavke, način pripreme i dostavljanja ponude, kao i kriterije za ocjenu ponuda, moraju biti jasno definisani u tenderskoj dokumentaciji. Pri tome je neophodno da takvi zahtjevi budu u skladu sa važećim propisima, posebno sa Zakonom o javnim nabavkama i relevantnim podzakonskim aktima.

Ponuđači su, prilikom pripreme i dostavljanja ponude, obavezni da se u potpunosti pridržavaju svih uslova i zahtjeva utvrđenih tenderskom dokumentacijom.

Odredbom člana 56. stav (1) Zakona propisano je da zainteresirani kandidati/ponuđači mogu, u pisanoj formi, tražiti od ugovornog organa pojašnjenja tenderske dokumentacije blagovremeno, ali najkasnije deset dana prije isteka roka za podnošenje zahtjeva za učešće ili ponuda. Ugovorni organ odgovara na zahtjev za pojašnjenje tenderske dokumentacije putem portala javnih nabavki, u roku od tri dana od prijema zahtjeva za pojašnjenje, a najkasnije pet dana prije isteka roka za podnošenje zahtjeva za učešće ili ponuda. Ako odgovor ugovornog organa dovedi do izmjena tenderske dokumentacije i te izmjene od kandidata/ponuđača zahtjevaju da izvrše znatne izmjene i/ili da prilagode njihove ponude, ugovorni organ dužan je produžiti rok za podnošenje zahtjeva za učešće ili ponuda najmanje za sedam dana.