Član 2. stav (1) tačka n) Zakona o javnim nabavkama (u daljnjem tekstu: Zakon) definiše okvirni sporazum kao sporazum između jednog ili više ugovornih organa i jednog ili više dobavljača, zaključen u pisanom obliku, kojim se definišu uslovi pod kojim se mogu dodjeliti ugovori tokom određenog perioda, u skladu sa predviđenom cijenom i, gdje je moguće, predviđenim količinama.

Dakle, okvirni sporazum podrazumijeva pisani sporazum ograničenog trajanja između jednog ili više ugovornih organa i jednog ili više dobavljača, a njegova svrha je utvrđivanje okvira za ugovore koji će se dodjeljivati u datom periodu u pogledu cijene, a kada je to primjereno, i u pogledu predviđenog obima ili količine. Okvirni sporazum nije postupak javne nabavke, već način nabavke, odnosno nabavna tehnika.

Kada je u pitanju okvirni sporazum bitno je naglasiti da je isti ograničen određenim parametrima, a to su vrijednost, okvirna maksimalna količina i vrijeme (period trajanja). Navedeni parametri su „okviri“ po čemu je okvirni sporazum i dobio naziv kao takav. Prvi okvir koji se potroši smatra se da je potrošen i okvirni sporazum. Npr. količina je potrošena prije nego što je okvirni sporazum vremenski istekao, te se okvirni sporazum smatra potrošenim. Također, okvirni sporazum se smatra potrošenim i u slučaju da je vremenski istekao, bez obzira što količina i/ili vrijednost nisu iskorišteni. Ukoliko je ugovornom organu i dalje potrebno ono što je bilo predmetom potrošenog okvirnog sporazuma, dužan je blagovremeno provesti odgovarajući postupak.

Prema tome, okvirni sporazum ne dozvoljava prekoračenje predviđenih „okvira“, jer bi u suprotnom okvirni sporazum izgubio svoju svrhu. Naime, okvirni sporazum se zaključuje na osnovu ponuđene cijene i drugih uslova iz tenderske dokumentacije i najuspješnije ponude, te se isto mora poštovati i prilikom ralizacije okvirnog sporazuma. Ovo je posljedica ukupnog aranžmana sistema javnih nabavki koji se zasniva na aktivnoj i pravičnoj konkurenciji, jednakom tretmanu i naravno transparentnosti. 

Kada provodi postupak javne nabave s namjerom zaključivanja okvirnog sporazuma tada je ugovorni organ obavezan u tenderskoj dokumentaciji (i obavještenju o nabavci) navesti podatak o periodu trajanja okvirnog sporazuma. 

Ukoliko je ugovorni organ tokom trajanja okvirnog sporazuma ugovorio, odnosno nabavio robu, usluge ili radove u količini/vrijednosti manjoj od onoga što je predviđeno okvirnim sporazumom, tada u periodu trajanja, odnosno važenja okvirnog sporazuma, pod uslovima određenima okvirnim sporazumom, može sklopiti pojedinačni ugovor o javnoj nabavci čije je izvršenje duže od perioda trajanja samog okvirnog sporazuma, s tim da i taj ugovor, zajedno sa prethodnim ugovorima, u zbiru ne smije preći količinu/vrijednost iz okvirnog sporazuma.
 
Dakle, ugovori koji se zasnovani na okvirnom sporazumu mogu se zaključiti isključivo prije isteka roka na koji je zaključen okvirni sporazum, ali trajanje takvih pojedinačnih ugovora ne mora se podudarati sa trajanjem tog okvirnog sporazuma, već njihovo trajanje, odnosno realizacija može biti i duža od perioda trajanja okvirnog sporazuma. 

Međutim, takvo nešto je dozvoljeno samo pod uslovima određenim okvirnim sporazumom. Npr. okvirnim sporazumom je definisano da je rok isporuke robe, pružanja usluge ili izvođenja radova mjesec dana od dana zaključenja pojedinačnog ugovora. U tom slučaju nema smetnji da se za vrijeme trajanja okvirnog sporazuma zaključi pojedinačni ugovor npr. zadnji dan trajanja okvirnog sporazuma gdje bi pojedinačni ugovor imao realizaciju od mjesec dana. U suprotnom, proizvoljno određivanje trajanja pojedinačnog ugovora nije dozvoljeno.

Npr. zbog karaktera okvirnog sporazuma često se dešava da se ne potroši količina/vrijednost okvirnog sporazuma u periodu trajanja. Zaključivanje pojedinačnog ugovora u periodu trajanja okvirnog sporazuma gdje bi se pojedinačni ugovor zaključo sa peridom trajanja od npr. još jedne godine nakon isteka perioda trajanja okvirnog sporazuma (ili na iznos neutrošenih sredstava), nije dozvoljeno, jer bi to bilo proizvoljno i ne bi bilo u skladu sa definisanim uslovima u zaključenom okvirnom sporazumu (niti takvo nešto može biti definisano u okvirnom sporazumu). Kada bi to bilo dozvoljeno, onda bi se zaključio samo jedan okvirni sporazum na veću vrijednost i beskonačno zaključivali pojedinačni ugovori dok se ta vrijednost ne potroši. Sistem javnih nabavki bi na taj način bio obesmišljen.