Članom 110. Zakona o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon) propisano je da blagovremena, dopuštena, od ovlaštenog lica i lica koje ima aktivnu legitimaciju izjavljena žalba odgađa nastavak postupka javne nabavke, zaključenje i/ili izvršenje ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma do donošenja odluke Ureda za razmatranje žalbi Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: URŽ).

Shodno navedenom, svaka izjavljena žalba djeluje suspenzivno, odgađa nastavak postupka javne nabavke, uključujući i zaključenje planiranog ugovora o nabavci, odnosno okvirnog sporazuma, dok URŽ ne odluči po žalbi.

Nadalje, članom 3. Zakona određena je svrha i predmet Zakona, odnosno opći principi sistema javnih nabavki u cilju najefikasnijeg korištenja javnih sredstava s obzirom, na svrhu i predmet javne nabavke uz osiguranje pravične i aktivne konkurencije među potencijalnim dobavljačima i ostvarivanje jednakog tretmana, nediskriminacije i transparentnosti. Zakonom su definisani postupci javne nabavke i uslovi za njihovu primjenu, gdje konačnu odluku o primjeni određenog postupka donosi ugovorni organ u zavisnosti od ispunjenosti uslova definisanih Zakonom.

Smatramo za važnim istaći da ugovorni organ u postupku nabavke ima proaktivnu ulogu, samostalno provodi postupak i snosi odgovornost provedenog postupka, odnosno donesenih odluka. To podrazumjeva da ugovorni organ treba poduzeti sve radnje u skladu sa općim principima javnih nabavki definisanih u članu 3. Zakona, kako bi osigurao dodjelu ugovora.

Dakle, nakon što ugovorni organ provede postupak javne nabavke, izabere najboljeg ponuđača te dodijeli ugovor, obavezan je pratiti realizaciju tog ugovora, te prije isteka ugovora, u slučaju postojanja potrebe za istim predmetom nabavke, blagovremeno pokrenuti odgovarajući postupak javne nabavke.

Naime, postupku javne nabavke predhodi adekvatno i realno planiranje. Planiranje se vrši, između ostalog, na osnovu potrošnje prethodnih godina, naravno uzimajući u obzir planirano povećanje (ili smanjenje) aktivnosti ugovornog organa u godini za koju se vrši planiranje, zatim povećanje (ili smanjenje) broja zaposlenih, i sl. Neadekvatno planiranje ne može biti izgovor za potrošnju više sredstava ili količina nego što je to bilo predviđeno ugovorom. 

Pored toga, planiranje podrazumijeva i blagovremeno pokretanje postupka javne nabavke. Naime, postupak je potrebno provesti na vrijeme, odnosno još dok postojeći ugovor za isti predmet nabavke nije u potpunosti realizovan. Novi ugovor bi se zaključio nakon realizacije postojećeg. Blagovremeno pokretanje postupka podrazumijeva da ugovorni organ uzme u obzir period potreban da se postupak provede i dodijeli ugovor, odnosno da uzme u obzir rokove za prijem ponuda, vrijeme potrebno za pregled i ocjenu ponuda, donošenje odluke, te za obavještavanje učesnika u postupku o rezultatima postupka, kao i rok za podnošenje žalbe, zatim vrijeme potrebno za donošenje odluke po žalbi, itd.

Nadalje, u pogledu pokretanja bilo kojeg postupka javne nabavke, a da ranije pokrenuti postupak za isti predmet nabavke nije okončan, tačnije obustavljen je do donošenja odluke po žalbi, zavisi od toga da li će žalba u konkretnom slučaju biti odbačena, usvojena ili odbijena. Pokretanje novog postupka prije donošenja rješenja URŽ dovodi do situacije da ugovorni organ ima dva postupka javne nabavke za isti predmet nabavke, sa istim količinama (obimom) što u konačnici može imati za posljedicu zaključenja dva ugovora za isti predmet nabavke, „preklapanje“ odnosno višak količina i sl., za čim ugovorni organ, naravno, nema potrebu. Isto tako, otvara se mogućnost za nove žalbe, upravo iz razloga što ranije pokrenuti postupak za isti predmet nabavke nije okončan.

Također, članom 111. stav (1) tačka e) Zakona propisano je da u postupku pravne zaštite URŽ može odlučiti o zahtjevu ugovornog organa za nastavak postupka javne nabavke u bilo kojem trenutku nakon prijema žalbe, a do donošenja odluke URŽ-a, po ispunjenju uslova u smislu da odluka o obustavi postupka ne prouzrokuje nesrazmjernu štetu na račun javnog interesa. Zahtjev ugovornog organa za nastavak postupka mora biti obrazložen, a teret dokazivanja na postojanje okolnosti za nastavak postupka je na ugovornom organu. URŽ će donijeti odluku po zahtjevu za nastavak postupka javne nabavke u roku od pet dana od dana dostavljanja dokumentacije po žalbi od strane ugovornog organa, odnosno podnošenja zahtjeva, ako je zahtjev dostavljen nakon što je ugovorni organ dostavio žalbu s dokumentacijom.