Član 2. stav (1) tačka n) Zakona o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon) definiše okvirni sporazum kao sporazum između jednog ili više ugovornih organa i jednog ili više dobavljača, zaključen u pisanom obliku, kojim se definišu uslovi pod kojim se mogu dodjeliti ugovori tokom određenog perioda, u skladu sa predviđenom cijenom i, gdje je moguće, predviđenim količinama.

Nadalje, član 32. Zakona detaljnije definiše set pravila i korake u zaključenju okvirnog sporazuma, te posljedično i zaključenja pojedinačnih ugovora temeljenih na zaključenom okvirnom sporazumu.

Dakle, kada ugovorni organ u tenderskoj dokumentaciji predvidi zaključivanje okvirnog sporazuma, tada se i u obavještenju o nabavci opredjeljuje da li će isti biti zaključen sa jednim ili više dobavljača. U zavisnosti od toga za koju se opciju opredijelio, ugovorni organ će zaključiti okvirni sporazum kada bude imao dovoljan broj ponuda - jedna ponuda u slučaju kada je predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma sa jednim dobavljačem, odnosno minimalno tri ponude (ili u drugom pokušaju dvije ponude) kada je predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma sa više dobavljača.

Naglašavamo da su obavještenja u sistemu „povezana“, te da postoje određene validacije. U tom kontekstu, ako se u obavještenju o nabavci odabere opcija zaključenja okvirnog sporazuma sa više dobavljača, tada u obavještenju o dodjeli broj dobavljača sa kojim je zaključen okvirni sporazum ne može biti manji od 2 (dva). Vrijedi i suprotno, ako se u obavještenju o nabavci odabere opcija zaključenja okvirnog sporazuma sa jednim dobavljačem, tada u obavještenju o dodjeli broj dobavljača sa kojim je zaključen okvirni sporazum ne može biti veći od 1 (jedan).

Naime, sistem „E-nabavke“ je razvijen u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima i svaka nemogućnost unosa obavještenja i/ili izvještaja može ukazivati na činjenicu da u postupku nabavke nisu ispoštovane određene odredbe Zakona i podzakonskih akata.

U tom kontekstu ističemo da je članom 32. stav (4) Zakona određeno da se okvirni sporazum zaključuje s više ponuđača za isti predmet nabavke, te broj ponuđača s kojima se zaključuje okvirni sporazum ne može biti manji od tri, pod uslovom da postoji dovoljan broj ponuđača. Okvirni sporazum može se zaključiti i s dva ponuđača u slučaju ponavljanja postupka zbog nedovoljnog broja primljenih ponuda.

Prema tome, ukoliko je tenderskom dokumentacijom bilo predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma sa više dobavljača, tada prijemom samo jedne prihvatljive ponude nisu ispunjeni zakonski uslovi za zaključenje istog.

Naime, u slučaju nedovoljnog broja ponuda, ugovorni organ poništava postupak u skladu sa članom 69. stav (2) tačka c) Zakona jer „nije dostavljen broj ponuda određen u članu 32. stav (4) ovog zakona, ako je bilo predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma.“