U odnosu na situaciju koja se tiče statusnih promjena ugovornog organa, registracija podružnica te unutrašnje reorganizacije ustanove, najprije ističemo da Agencija za javne nabavke BiH nije nadležna tumačiti niti komentarisati odluke nadležnih sudova o registraciji poslovnih subjekata, rješenja o brisanju iz sudskog registra, niti akte o osnivanju novih organizacionih jedinica. Naime, pitanja sukcesije prava i obaveza, kao i zakonitost statusnih promjena, spadaju u domenu privrednog i statusnog prava, te nisu predmet regulacije Zakona o javnim nabavkama BiH (u daljnjem tekstu: Zakon). Shodno tome, Agencija se ne može očitovati o opravdanosti vaših internih odluka o reorganizaciji, već isključivo o njihovim posljedičnim efektima na već započete ili planirane postupke javnih nabavki u okviru važećih zakonskih odredbi. 

Što se tiče pitanja koje se odnosi na mogućnosti otkazivanja postupka javne nabavke, razlozi za poništenje postupka javne nabavke utvrđeni su u članu 69. stav (2) i (3) Zakona. S tim u vezi ugovorni organ je obavezan poništiti postupak javne nabavke u slučaju da: 

a) nije dostavljena nijedna ponuda u određenom krajnjem roku; 
b) nije dostavljen nijedan zahtjev za učešće u ograničenom postupku, u pregovaračkom postupku sa ili bez objave obavještenja ili u takmičarskom dijalogu; 
c) nije dostavljen broj ponuda određen u članu 32. stav (4) ovog Zakona, ukoliko je bilo predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma; 
d) nijedna od primljenih ponuda nije prihvatljiva; 
e) cijene svih prihvatljivih ponuda su znatno veće od osiguranih sredstava za predmetnu nabavku;

Napominjemo, da u skladu sa stavom (3) člana 69. Zakona, ugovorni organ može otkazati postupak javne nabavke samo zbog dokazivih razloga koji su izvan kontrole ugovornog organa i koji se nisu mogli predvidjeti u vrijeme pokretanja postupka javne nabavke.

Opšta „klauzula egzoneracije“ za otkazivanje nalazi se u ovoj odredbi, i to za događaje koji se nisu mogli predvidjeti i koji su izvan kontrole ugovornog organa. Drugi dokazivi razlozi mogu prisiliti ugovorni organ da otkaže postupak dodjele ugovora prije nego što se zaključi ugovor ili okvirni sporazum. Bilo koji razlog za takvo otkazivanje mora biti:

1. Dokaziv (što znači da se javnosti može dati uvjerljivo objašnjenje),

2. Izvan kontrole ugovornog organa, i

3. Da ga ugovorni organ nije mogao predvidjeti u vrijeme pokretanja postupka dodjele.

Slijedeće situacije koje nisu direktno istaknute u ovoj tački su primjeri opravdanja za otkazivanje postupka, kao npr.:

1. Prirodne katastrofe, zbog kojih izvršenje ugovora postaje beskorisno ili se značajno mijenjaju uslovi projekta;

2. Slučajevi u kojima se ugovorni organ, greškom ili zabludom, suočava sa situacijom koja ugrožava svrhu javne nabavke;

3. Situacije u kojima se ugovorni organ tokom provođenja postupka susretne sa značajnim promjenama tržišnih uslova, pojavom novih inovativnih tehnologija itd., te bi u tom slučaju završetak postupka nabavke zaključenjem ugovora predstavljao traćenje javnih sredstava;

4. Važne promjene u budžetu institucije koje su uzrokovane vanjskim faktorima;

5. Promjene u zakonu, kao što je npr. nametanje novih zahtjeva za zaštitu okoliša u vezi sa predmetom nabavke koji se nabavlja. 

Smatramo za bitnim pojasniti zašto Zakon u stavu (2) govori o poništenju, a u stavu (3) o otkazivanju postupka javne nabavke. Dakle, zakon pravi razliku između termina „poništenje“ i „otkazivanje“. 

Naime, kada govorimo o poništenju postupka sasvim je jasno iz stava (2) člana 69. Zakona da je isto moguće u situacijama koje ova odredba predviđa i to samo u tačno određenoj fazi postupka. Dakle, ovo su situacije koje se dešavaju kada je postupak u fazi nakon isteka roka za prijem ponuda. Naime, postupak se ne može poništiti po osnovu ove odredbe ako rok za prijem ponuda nije istekao. Međutim, nerijetko se može desiti da je postupak započet, a da se ta nabavka ne može dovršiti iz različitih razloga i ovo „pokriva“ sve faze postupka. Može se desiti da je npr. danas objavljeno obavještenje o nabavci, a da je već sutra potrebno postupak prekinuti, što mora biti argumentovano obrazloženo i dokazivo. 

Dakle, postupak se u ovim situacijama ne poništava, već otkazuje. Naravno, postupak se može otkazati i ako je rok za prijem ponuda istekao (i ponude otvorene) što mora biti posebno argumentovano obrazloženo i dokazivo. Dakle, iako je Zakonom jasno definisana razlika između termina „poništenje“ i „otkazivanje“ konačni rezultat je isti, a to je da neće doći do zaključenja ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma.

Slijedom toga, svaki ugovorni organ dužan je samostalno procijeniti ispunjenost zakonskih uslova za eventualno otkazivanje postupka, vodeći računa o načelima zakonitosti, transparentnosti i efikasnog korištenja javnih sredstava.

Nadalje, član 53. stav (6) Zakona koji reguliše izmjene i dopune tenderske dokumentacije propisuje:

„Ugovorni organ može izraditi izmjene i dopune tenderske dokumentacije pod uslovom da se one dostave zainteresovanim kandidatima/ponuđačima istoga dana, a najkasnije pet dana prije isteka utvrđenog roka za primanje zahtjeva za učešće ili ponuda. U slučaju da takve izmjene podrazumijevaju suštinsku promjenu predmeta nabavke, ugovorni organ produžit će rok za primanje zahtjeva za učešće ili ponuda zavisno od složenosti predmeta nabavke. Rok za produženje ne može biti kraći od sedam dana.“
 
Također, član 72. Zakona koji reguliše ugovore propisuje: 

„(1) Ugovorni organ dostavlja na potpis izabranom ponuđaču prijedlog ugovora, i to nakon isteka roka od 15 dana računajući od dana kada su svi ponuđači obaviješteni o izboru najpovoljnije ponude. Izabrani ponuđač prihvata prijedlog ugovora i zaključuje ugovor. 

(2) Ugovor o javnoj nabavci zaključuje se u skladu sa zakonima o obligacionim odnosima u Bosni i Hercegovini. Ugovori koji se dodjeljuju u otvorenom postupku, ograničenom postupku, pregovaračkom postupku s objavom ili bez objave obavještenja, konkursu za izradu idejnog rješenja ili takmičarskom dijalogu, osim ugovora iz člana 21. stava (1) tačke d) ovoga Zakona, ne mogu se zaključiti u periodu od 15 dana od dana kada su ponuđači obaviješteni o ishodu postupka nabavke.

 (3) Ugovorni organ dostavlja prijedlog ugovora onome ponuđaču čija je ponuda na rang-listi odmah iza ponude najuspješnijeg ponuđača u slučaju da najuspješniji ponuđač: 

a) propusti dostaviti originale ili ovjerene kopije dokumentacije iz čl. 45. i 47. ovoga Zakona, ne starije od tri mjeseca od dana dostave ponude ili zahtjeva za učešće, u roku koji odredi ugovorni organ ili 

b) propusti dostaviti dokumentaciju koja je bila uslov za potpisivanje ugovora, a koju je bio dužan pribaviti u skladu sa propisima u Bosni i Hercegovini ili 

c) u pisanom obliku odbije dodjelu ugovora ili 

d) propusti dostaviti garanciju za izvršenje ugovora u skladu s uslovima iz tenderske dokumentacije i u roku koji mu je odredio ugovorni organ ili 

e) propusti potpisati ugovor o nabavci u roku koji mu je odredio ugovorni organ ili 

f) odbije zaključiti ugovor pod uslovima navedenim u tenderskoj dokumentaciji i ponudi koju je dostavio. 

(4) Ako izabrani ponuđač ne dostavi garanciju za izvršenje ugovora u ostavljenom roku nakon zaključivanja ugovora, zaključeni ugovor smatra se apsolutno ništavim.
 
(5) Prilikom dodjele ugovora o nabavci, cijena navedena u najpovoljnijoj ponudi, kao i uslovi utvrđeni u tenderskoj dokumentaciji, ne mogu se mijenjati. Izuzetno, ako se u tenderskoj dokumentaciji predviđa odredba o promjenjivosti cijena s objektivno utvrđenim pravilima o promjenjivosti cijene, takva se odredba unosi u ugovor o javnoj nabavci. 

(6) Ugovorni organ u ugovoru obavezno postavlja uslov da ponuđač kojemu je dodijeljen ugovor o javnoj nabavci nema pravo zapošljavati, u svrhu realizacije ugovora o javnoj nabavci, fizička ili pravna lica koja su učestvovala u pripremi tenderske dokumentacije ili su bila u svojstvu člana ili stručnog lica koje je angažovala komisija za nabavke najmanje šest mjeseci po zaključenju ugovora, odnosno od početka realizacije ugovora.“ 

Uvažavajući navedeno, ističemo da ugovorni organ ima zakonsku mogućnost izvršiti izmjene i dopune tenderske dokumentacije, uključujući i produženje rokova za dostavu ponuda, isključivo pod uslovima i u rokovima propisanim članom 53. stav (6) Zakona. U pogledu faze nakon izbora najpovoljnijeg ponuđača, ugovorni organ je dužan striktno se pridržavati procedure i rokova za zaključenje ugovora u skladu sa članom 72. Zakona, pri čemu način plaćanja i realizacija ugovora moraju biti u potpunosti usklađeni s uslovima postavljenim u tenderskoj dokumentaciji i odabranom najpovoljnijom ponudom. 

Posebno naglašavamo da Agencija za javne nabavke nije nadležna za davanje smjernica, instrukcija niti naloga u pogledu postupanja ugovornog organa u situacijama istražnih radnji nadležnih tužilaštava. Pitanje eventualne obustave potpisivanja ugovora ili prekida postupka zbog istražnih radnji izvan je okvira Zakona o javnim nabavkama, te predstavlja domenu krivičnog procesnog prava i individualne odgovornosti rukovodstva ugovornog organa. Agencija ne može pružiti smjernice koje bi služile kao osnova za odstupanje od imperativnih odredbi Zakona na osnovu eksternih okolnosti čiju relevantnost i utjecaj na konkretan postupak nabavke može procijeniti isključivo ugovorni organ u saradnji s nadležnim pravosudnim organima. 

Također, na koncu ističemo da je sistem javnih nabavki u Bosni i Hercegovini visoko decentralizovan, te da sami ugovorni organi imaju proaktivnu ulogu, samostalno provode postupak i snose odgovornost provedenog postupka i donesenih odluka u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima.