Kao prvo da naglasimo da je planiranje nabavki jedan od osnovnih preduslova za pravilnu primjenu Zakona o javnim nabavkama (u daljem tekstu:Zakon), odnosno identifikacija potreba ugovornog organa i procijenjivanje vrijednosti nabavke i shodno tome primjena odgovarajućeg postupka.

Dakle, ugovorni organi bi trebali pravovremeno donijeti plan nabavki, koji bi obavezno trebao da sadrži predmet nabavke, količine ili obim nabavki, sredstva za planiranu nabavku, kao i rok do kojeg je potrebno provesti postupak javne nabavke. U slučaju hitnih nabavki, koje nisu predviđene planom nabavki, moguće je da se plan nabavki izmijeni, tj. dopuni sa tom novonastalom nabavkom.

Pored toga, planiranje podrazumijeva i pravovremeno pokretanje postupka javne nabavke. Pravovremeno pokretanje postupka, pored perioda potrebnog za dostavu ponuda, ocjene ponuda, perioda čekanja za zaključenje ugovora od 15 dana, podrazumijeva i uzimanje u obzir i eventualno odugovlačenje postupka zbog moguće žalbe ili poništenja iz razloga navedenih u članu 69. Zakona, i shodno tome ponavljanje postupka.

Ukoliko ugovorni organ ne postupi na naprijed navedeni način, veoma je moguće da će imati period između dva ugovora, odnosno okvirna sporazuma u kojem nije snabdijeven potrebnim robama, uslugama ili radovima. Nakon što ugovorni organ provede postupak javne nabavke, izabere najboljeg ponuđača te dodijeli ugovor, odnosno okvrni sporazum, obavezan je pratiti realizaciju tog ugovora, odnosno okvirnog sporazuma, te prije isteka istog, u slučaju postojanja potrebe za istim predmetom nabavke, blagovremeno pokrenuti odgovarajući postupak javne nabavke.

Također je bitno naglasiti da je okvirni sporazum ograničen određenim parametrima, a to su vrijednost, maksimalna količina i vrijeme (period trajanja). Navedeni parametri su „okviri“ po čemu je okvirni sporazum i dobio naziv kao takav. Prvi okvir koji se potroši smatra se da je potrošen i okvirni sporazum. Npr. količina je potrošena prije nego što je okvirni sporazum vremenski istekao, te se okvirni sporazum smatra realiziranim. Ukoliko je ugovornom organu i dalje potrebno ono što je bilo predmetom realiziranog okvirnog sporazuma, dužan je provesti odgovarajući postupak.

Naime, ugovor/okvirni sporazum se zaključuje na osnovu ponuđene cijene i drugih uslova iz tenderske dokumentacije i najuspješnije ponude, te se isto mora poštovati i prilikom realizacije ugovora/okvirnog sporazuma. Ovo je posljedica ukupnog aranžmana sistema javnih nabavki koji se zasniva na aktivnoj i pravičnoj konkurenciji, jednakom tretmanu i naravno transparentnosti. Također, ponuđači formiraju ponudu, između ostalog i na bazi količina, te postoji mogućnost da bi svi nudili drugu cijenu da su u početku znali da će biti veće količine, tj. postoji mogućnost da bi bio izabran drugi ponuđač.

Dakle, okvirni sporazum ne dozvoljava prekoračenje predviđenih „okvira“ (vrijednost, maksimalna količina, period trajanja), jer bi u suprotnom okvirni sporazum izgubio svoju svrhu.

Također, ukoliko se radi o više pozicija (artikala) tada se predviđa maksimalna okvirna količina po poziciji, koja se također ne smije prekoračiti, bez obzira što neće doći do probijanja vrijednosti na koju je zaključen okvirni sporazum. Dakle, nije moguće prekoračiti količine na jednoj poziciji na „teret“ druge pozicije. Naime, Zakon i podzakonski akti se primjenjuju na isti način u istim situacijama, što znači da nije dozvoljeno prekoračiti količinu ni u kojem slučaju, pa tako ni po poziciji bez obzira što se neće prekoračiti vrijednost okvirnog sporazuma. To bi značilo da ni maksimalna okvirna količina po poziciji nije adekvatno planirana.